Edukate firma- ja kliendiürituste korraldamine

Oma kogemusi jagab Taavi Puuorg Eesti ürituste korraldamise lipulaevalt Frank Events. Taavi teab, kui pikk ja keeruline protsess on ürituste korraldamine, aga ka seda, kuidas hea organiseerimisega on võimalik hoida kokku enda aega, ennetada riske ning hoida ürituse eelarvet.

Koolitusel osalejad saavad kaasa väga praktilise kontrollnimekirja, mida edaspidi ürituste korraldamisel kasutada, olgu need suve- või talvepäevad, kliendiüritused, koostööpartneritele suunatud sündmused, seminarid, töötajate tunnustamine või meeskonnaüritused. Ülevaatlikult räägitakse ka sellest, mida veebi- ja hübriidsündmuste puhul silmas pidada.

Vastuse saavad näiteks küsimused:

• Millal korraldamisega pihta hakata?
• Kellega koos üritust korraldada ehk kuidas panna kokku korraldustiim?
• Kas saan ise üritust nautida või pean pidevalt näpuga kõiges järge ajama?
• Kust saada ideid, et viia enda korraldatud üritus uuele tasemele?
• Kuidas nautida kogu sündmust ja tehtud tööd ning mitte olla sündmuse ajal ise tähelepanu keskpunktis?
• Millal korraldada üritusi ise ning millal on mõistlik kaasata teenusepakkuja?

Anda palju praktilisi nõuandeid ja nippe, kuidas üritusi korraldada, mida sündmuse läbiviimisel meeles pidada, kuidas valida koostööpartnereid, kust leida ideid ja kuidas hoida kokku enda aega – seda kõike võimalikult produktiivses võtmes.

Ettevõtete esindajad, kes on ürituste korraldamisega seotud kas kaudsel või otsesel viisil. Koolitus sobib nii alustavale kui ka juba edasijõudnud korraldajale. Samuti on koolitus kasulik ettevõtte juhtidele, et saada uusi ideid oma tööandja brändi tugevdamiseks läbi firmaürituste ja läbimõeldud kommunikatsiooni.

• 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
• 09:45 – 11:30 Ürituse planeerimine
  • Sissejuhatus
  • Ürituse eesmärk ja sihtgrupp
  • Ürituste eritüpid ja ülesehitus
  • Kust ammutada ideid?
  • Kasutatavad meetodid: interaktiivne õpe (video- ja pildimaterjal ürituste eritüpide tutvustamiseks)
• 11:30 – 11:45 Kohvipaus
• 11:45 – 13:15 Praktiline ürituse läbimäng (grupitöö)
  • Ülesandeks on luua sõndmus sellesse ruumi, kus viibime (nt konverents, pidulik jõulupidu, kliendiüritus ja hübriidsõndmus)
  • Grupitöö sisaldab ajurünnakut mõeldes kõigide ideede, koostööpartnerite ja detailide peale, mida on tarvis sõndmuse õnnestumiseks.
  • Projektide esitlus, tagasiside koos koolitajate näidete ja täiendustega.
  • Kasutatavad meetodid: grupitöö, situatsioonõpe ja kogemusest lähtuvad reaalelulised näited
• 13:15 – 14:00 Lõuna
• 14:00 – 15:30 Ürituse kondikava
  • Ürituste meelespea ja riskide maandamise protsessid (sh COVID riskide maandamine)
  • Meeskonna komplekteerimine ja sõndmuse jaoks jaotatud rollid (sh vajadusel koostöö agentuuriga);
  • Sõndmuse tagasiside hankimine, analüüsimine, kokkuvõtte tegemine
  • Kasutatavad meetodid: avatud arutelud ja kogemusest lähtuvad näited
• 15:30 – 15:45 Kohvipaus
• 15:45 – 17:00 Tehnilised lahendused ja AI rakendamine
  • Tehnilise poole baasteadmised (heli- ja valgustehnika) koos praktilise harjutusega
  • AI võimaluste kasutamine ürituste korraldamisel
  • Osalejate kümimused
  • Tagasiside
  • Kasutatavad meetodid: praktiline harjutus, iseseisevtöö ja olukorra lahendamine, avatud arutelu

Koolitus on interaktiivne ja töötoa vormis, kus arutatakse erinevaid reaalelust pärit situatsioone, tehakse grupitöid ning kasutatakse videomaterjali. Päeva lõpetab praktiline ülesanne, kus osalejatele antakse neli erinevat reaalelulist situatsioonikirjeldust, mille nad lahendavad omapoolse ettepanekuga.

Enne koolitust palume osalejatel kirjeldada oma peamist probleemi või esitada küsimusi, et päeva sisu saaks kujundada vastavalt nende vajadustele ning kõik olulised küsimused leiaksid vastused.

Koolituse tulemusena osaleja:

• oskab hinnata võimalikke riske ürituste korraldamisel;
• oskab luua ajakava ürituse efektiivseks korraldamiseks;
• omab baasteadmisi erinevate ürituste korraldamise iseärasustest;
• oskab ürituse korraldamiseks komplekteerida meeskonda;
• omab baasteadmisi tehisintellekti kasutamisel ürituste planeerimise ja korraldamise tõhustamiseks.

Tunnistuse väljastamise eelduseks on terves mahus koolitusel osalemine ja õpiväljundite saavutamine. Õpiväljundite saavutamist hinnatakse arutelude, grupitööde ning iseseisvate harjutuste käigus. Osalejale, kes õpiväljundeid saavutanud ei ole, väljastatakse soovi korral koolitusel osalemise kohta tõend.