Edukate firma- ja kliendiürituste korraldamine

Kuidas leida ideid, kaasata õigeid inimesi ja rakendada AI-d?

Koolituse eesmärk on anda palju praktilisi nõuandeid ja nippe, kuidas üritusi korraldada, mida sündmuse läbiviimisel meeles pidada, kuidas valida koostööpartnereid, kust leida ideid ja kuidas hoida kokku enda aega – seda kõike võimalikult produktiivses võtmes.

Koolitajatena jagavad oma kogemusi Taavi Puuorg ja Meeri Lille-Rätsep Eesti ürituste korraldamise lipulaevalt Frank Events. Nemad teavad, kui pikk ja keeruline protsess on ürituste korraldamine, aga ka seda, kuidas hea organiseerimisega on võimalik hoida kokku enda aega, ennetada riske ning hoida ürituse eelarvet.

Koolitusel osalejad saavad kaasa väga praktilise kontrollnimekirja, mida edaspidi ürituste korraldamisel kasutada, olgu need suve- või talvepäevad, kliendiüritused, koostööpartneritele suunatud sündmused, seminarid, töötajate tunnustamine või meeskonnaüritused. Ülevaatlikult räägitakse ka sellest, mida veebi- ja hübriidsündmuste puhul silmas pidada.

Vastuse saavad küsimused:

• Millal korraldamisega pihta hakata?
• Kellega koos üritust korraldada ehk kuidas panna kokku korraldustiim?
• Kas saan ise üritust nautida või pean pidevalt näpuga kõiges järge ajama?
• Kust saada ideid, et viia enda korraldatud üritus uuele tasemele?
• Kuidas nautida kogu sündmust ja tehtud tööd ning mitte olla sündmuse ajal ise tähelepanu keskpunktis?
• Millal korraldada üritusi ise ning millal on mõistlik kaasata teenusepakkuja?

Sihtgrupp: ettevõtete esindajad, kes on ürituste korraldamisega seotud kas kaudsel või otsesel viisil. Koolitus sobib nii alustavale kui ka juba edasijõudnud korraldajale. Samuti on koolitus kasulik ettevõtte juhtidele, et saada uusi ideid oma tööandja brändi tugevdamiseks läbi firmaürituste ja läbimõeldud kommunikatsiooni.

Programm:

• 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
• 09:45 – 11:30 Ürituse planeerimine
  • Sissejuhatus
  • Ürituse eesmärk ja sihtgrupp
  • Ürituste eritüübid ja ülesehitus
  • Kust ammutada ideid?
  • Kasutatavad meetodid: interaktiivne õpe (video- ja pildimaterjal ürituste eritüüpide tutvustamiseks)
• 11:30 – 11:45 Kohvipaus
• 11:45 – 13:15 Praktiline ürituse läbimäng (grupitöö)
  • Ülesandeks on luua sündmus sellesse ruumi, kus viibime (nt konverents, pidulik jõulupidu, kliendiüritus ja hübriidsündmus)
  • Grupitöö sisaldab ajurünnakut mõeldes kõikide ideede, koostööpartnerite ja detailide peale, mida on tarvis sündmuse õnnestumiseks.
  • Projektide esitlus, tagasiside koos koolitajate näidete ja täiendustega.
  • Kasutatavad meetodid: grupitöö, situatsioonõpe ja kogemusest lähtuvad reaalelulised näited
• 13:15 – 14:00 Lõuna
• 14:00 – 15:30 Ürituse kondikava
  • Ürituste meelespea ja riskide maandamise protsessid (sh COVID riskide maandamine)
  • Meeskonna komplekteerimine ja sündmuse jaoks jaotatud rollid (sh vajadusel koostöö agentuuriga);
  • Sündmuse tagasiside hankimine, analüüsimine, kokkuvõtte tegemine
  • Kasutatavad meetodid: avatud arutelud ja kogemusest lähtuvad näited
• 15:30 – 15:45 Kohvipaus
• 15:45 – 17:00 Tehnilised lahendused ja AI rakendamine
  • Tehnilise poole baasteadmised (heli- ja valgustehnika) koos praktilise harjutusega
  • AI võimaluste kasutamine ürituste korraldamisel
  • Osalejate küsimused
  • Tagasiside
  • Kasutatavad meetodid: praktiline harjutus, iseseisevtöö ja olukorra lahendamine, avatud arutelu

Koolitus on interaktiivne ja töötoa vormis, kus arutatakse erinevaid reaalelust pärit situatsioone, tehakse grupitöid ning kasutatakse videomaterjali. Päeva lõpetab praktiline ülesanne, kus osalejatele antakse neli erinevat reaalelulist situatsioonikirjeldust, mille nad lahendavad omapoolse ettepanekuga.

Enne koolitust palume osalejatel kirjeldada oma peamist probleemi või esitada küsimusi, et päeva sisu saaks kujundada vastavalt nende vajadustele ning kõik olulised küsimused leiaksid vastused.

Koolituse tulemusena osaleja:

• oskab hinnata võimalikke riske ürituste korraldamisel;
• oskab luua ajakava ürituse efektiivseks korraldamiseks;
• omab baasteadmisi erinevate ürituste korraldamise iseärasustest;
• oskab ürituse korraldamiseks komplekteerida meeskonda;
• omab baasteadmisi tehisintellekti kasutamisel ürituste planeerimise ja korraldamise tõhustamiseks.

Koolitajad:
Taavi Puuorg on lõpetanud Tallinna Ülikooli rekreatsioonikorralduse eriala bakalaureuse- ja magistriõppes. Taavi on Frank Eventsi üks asutajatest ning aktiivselt tegutsenud õhtujuhi ja projektijuhina alates 2006. aastast. Taavi kliendibaas on aastatega jõudsalt kasvanud, võimaldades tal ellu viia säravaid ideid nii väiksemate koosviibimiste kui ka mitmesaja osalejaga sündmuste korraldamisel. Ta on läbi viinud sadu pulmi ja muid üritusi, sealhulgas kommenteerinud spordisündmusi, juhtinud moeshowsid ja korraldanud kontserte, omades seega ulatusliku kogemuse nii eestvedaja kui ka korraldajana. Lisaks pakub ta heli-, valguse- ja videolahenduste produktsiooni teenust ja korraldamist nii Eestis kui väljaspool.
Taavi eesmärgiks on leida igal üritusel see õige ja mõnus atmosfäär, mis pakub sündmuse läbiviijale vajaliku meelerahu. Lõbus ja mõõdukalt hoogne sündmus on olnud aastaid tema motoks ja lähtepunktiks.

Meeri Lille-Rätsep on Tallinna Ülikoolis õppinud noorsootööd ning Eesti Muusika- ja Teatriakadeemia ja Estonian Business Schooli ühendatud magistriõppes kultuurikorraldust.
Meeri on korraldanud MTÜ EstYES ridades rahvusvahelisi ja maailmahariduslikke kultuuriõhtuid ning vabatahtliku meeskonnaliikmena Edu Akadeemia koolitusi ja seminare nii Eestis kui välismaal. Alates 2016. aastast on Meeri projektijuhina Frank Eventsi meeskonna liige ja edukalt juhtinud nii väiksemaid (ca 15 osalejat ) kui ka suuremaid sündmusi (ca 10 000 osalejaga).