ERPi valik, juurutamine ja integreerimine tööstusettevõttes

Kuna tehnoloogia muutub kiiresti, on majandustarkvara ehk ERPi (ingl enterprise resource planning) hankimine keeruline ülesanne ning see nõuab tellijalt spetsiifilisi teadmisi. Tihtipeale ei ole neid teadmisi tellijal olemas ja appi kutsutakse majandustarkvara partner. Majandustarkvara konsultandi kompetents on samas üldjuhul fokuseeritud ühe konkreetse tarkvara spetsiifikale ning on seetõttu piiratud antud tarkvara võimaluste ja terminoloogiaga. Selliste ühekülgsete teadmiste põhjal tekkinud nõuete nimekirja alusel hangitaksegi uus majandustarkvara.

Majandustarkvara on äriprotsesside üldistatud raamistik, mis on arendatud väga laia ringi klientide protsesside toetamiseks. Sinu ettevõttel on aga suure tõenäosusega olemas spetsiifilised äriprotsessid, mis aitavad ettevõttel just oma valdkonnas edukas olla. Nende protsesside jaoks ei pruugi uue majandustarkvara standardses versioonis vajalik funktsionaalsus või loogika olla valmis arendatud. ERP-konsultandi igapäevaseks tegevuseks on spetsiifilised protsessid ühtsetele standarditele viia. Samas on konsultandil tihtipeale keeruline aru saada, mida tohiks sinu ettevõtte spetsiifika kontekstis standardseks teha ja mida kindlasti mitte.

Just majandustarkvara tellijal on vajalikud teadmised äriprotsesside olulisusest, äri spetsiifikast ja know-how’st. Ehk tellija peab oskama hinnata majandustarkvara sobivust oma äriprotsessidele ja nende spetsiifikale ka siis kui majandustarkvara hankimise protsessi on kaasatud ERP-partner.

 Koolitusel leiad vastuse järgmistele küsimustele:

1. Millised tänased tehnoloogiatrendid tuleb ERPi valikul arvesse võtta?
2. Kuidas koostada õigesti ERPi nõuete nimekirja?
3. Kuidas kasutada kõige paremini partneri teadmisi nõuete nimekirja koostamisel ja hindamisel?
4. Kuidas võrrelda mitme pakkuja tarkvara sobivust ettevõtte äriprotsessidele?
5. Kuidas koostada pakkumiskutse majandustarkvara hankimiseks ja juurutamiseks?
6. Kuidas võrrelda erineva hinnastamismudeliga pakkumisi?
7. Kuidas majandustarkvara juurutamisel jälgida efektiivselt projekti skoopi, eelarvet ja ajakava?
8. Kuidas tuvastada ja vältida ERPi valikul ja juurutamisel riskikohti ning peidetud kulusid?
9. Kuidas juurutada majandustarkvara tagades selle pikema eluea?
10. Kuidas integreerida uut ERPi tarkvaraliste lahenduste ökosüsteemi?

Koolituse eesmärk on tõsta ERPi tellija teadlikkust ja kompetentsi (koos väga praktiliste juhistega).  Koolitusel osaleja saab vajalikud teadmised ja konkreetsed metoodilised abivahendid uue ERPi otsimiseks, hankimiseks ja juurutamiseks vastavalt parimatele praktikatele ja ettevõtte vajadustele.

Koolitusele on oodatud:

• IT-osakonna poolt majandustarkvara  tellija, nt. IT-juht, ERP-projektijuht, IT-spetsialist, toote- või platvormiomanik, peakasutaja;
• äripoolne tellija – valdkonna vastutaja, nt. finantsjuht või tehase juht, pearaamatupidaja;
• otsustaja –  juhatuse või juhtkonna liige, nt. tegevjuht, finantsjuht, arendusjuht, IT juht.

Koolitus sobib sulle juhul, kui vastad jaatavalt vähemalt ühele järgnevale küsimusele:

• Kas sinu ettevõte planeerib majandustarkvara vahetust või juurutamist?
• Kas sinu ettevõttel on algamas või käimas majandustarkvara juurutamise projekt?
• Kas teie ettevõttes planeeritakse uue ERPi juurutamise eelarvet ja tahaksid aru saada, kuidas seda paremini teha?
• Kas sinu ettevõttel on olemas majandustarkvara, kuid sellega on palju probleeme (see on pidurdamas sinu äri tulevikus) ja keegi ei saa aru, mis on tehtud valesti ja kuidas seda parandada?

Koolituse programm:

1. päev
   • 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
   • 09:45 – 11:30
     • ERP-i minevik ja tulevik
       Räägime ERP-i olemusest, millega see erineb teistest ärilahendustest, ERP-i eluea põhipunktidest ehk avastame, miks ERP-i elu on tänaseni nii pikk olnud ja miks ettevõttetel on vanade majandustarkvaradega nii palju probleeme
       Räägime tänastest tehnoloogilistest arengutest ja nende mõjust ERP-ile, kuidas juurutatakse ERP täna võrreldes 5-10 aasta minevikuga
       • Mis on ERP, tehnoloogiline vaade
       • ERP-i äriloogika
       • Mudatuste indeks ja ERP-i eluiga
       • ERP-i eelmised põlvkonnad ja nende eripära
       • Pilve tehnoloogia vs hübriid või „on-premise“ lahendused
       • Mis on „vanilje“ juurutus ja kuidas tänases ERP-is kombineerida standardfunktsionaalsust oma äri erivajadustega
       • Mis on „end-to-end“ protsess, miks see on oluline ja kuidas see tagada ERP-i juurutusel
   • 11:30 – 11:45 Kohvipaus
   • 11:45 – 13:15 „Pace layered“ ärilahenduste ökosüsteem, „best-of-breed“ strateegia
     • Räägime, kuidas peab kombineerima ERP-i teiste ärilahedustega ja kuidas neid omavahel integreerida ühtseks ökosüsteemiks„Pace layered“ ja „best of breed“ ärilahenduste strateegia
       • Ärilahenduste ökosüsteemi põhimõtted
       • Ökosüsteemi ülesehitus äriprotsessi ja kasutaja vaatenurkadest
   • 13:15 – 14:00 Lõuna
   • 14:00 – 15:30 ERPi nõuete kaardistamine
     • Räägime sellest, kuidas efektiivselt koguda funktsionaalseid nõudeid ERP-i tellimiseks, kuidas protsessi optimeerida ja kasutada oma tiimi ressurssi optimaalselt
       • Metoodika tutvustus
       • ERP-i kaardistuse protsess, rollid ja vastutused
       • Protsesside digitaliseerimistaseme või digiküpsuse tuvastamine („as is“ vs „to be“ baasil)
       • Ülesanne – paneme näidatud metoodika järgi oma ettevõtte peamised protsessid paika ja tuvastame funktsioone, mis:
         • määravad ettevõtte „know-how“
         • tagavad konkurentsieelise
   • 15:30 – 15:45 Kohvipaus
   • 15:45 – 17:00 ERPi sobivuse hindamine äriprotsessidele
     • Kuidas on võimalik hinnata ERP-i sobivust ettevõtte äriprotsessidele? Sessiooni käigus käsitlemine metoodikat, mis aitab kiiresti ja efektiivselt tuvastada ettevõtte standartfunktsioone ja erivajadusi. Arutame selle etappi peidetud kulude riske.ERP sobivuse hindamise metoodika kasutamine („ERP match score“)
       • Sobivuse hindamise tulemuste tõlgendamine
       • Ülesanne koolitatavatele – tõlgendame koolitaja esitatud näidete põhjal, mida konkreetne hindamise tulemus tähendab ja millised peavad olema järgmised sammud
2. päev
   • 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
   • 09:45 – 11:30 ERP pakkumuskutse koostamine, võrdlus ja valik
     • Vaatame, milliseid kriteeriume peab kirjeldama pakkumiskutse, mis edastatakse ERP partnerile. Kuidas on võimalik lihtsustada oma tööd mitme erineva tarkvara pakkumise võrdlemisel.
       Räägime kuidas on võimalik erinevaid pakkumisi, erinevaid litsentseerimistingimusi võrreldavaks teha ja kuidas tuvastada kas pakkumises on olulised peidetud kulud
       • Pakkumiskutse koostamise etapid
       • ERP partneri vaatevinkel – kuidas ta soovib pakkumist teha ja miks
       • ERP vaatevinkel – kuidas ta soovib pakkumist saada ja miks
       • Olulised punktid, mida küsida pakkumiskutses, et vältida mahukat analüüsi ja tagada pakkumiste võrreldavus
       • millest peab koosnema ERP-i pakkumine, et vältida peidetud kulude riske
       • pakkumise võrdlemise metoodikat enda töö vähendamiseks ja õige pakkumise leidmiseks
       • Õpime, kuidas tõlgendada pakkumiste võrdluse tulemust
       • ERP juurutuse lepingu peamised „konksud“ – arutame, mida jälgida äriprotsessi ja IT vaatenurgast
   • 11:30 – 11:45 Kohvipaus
   • 11:45 – 13:15 ERP-i juurutus
     • Räägime projekti põhiriskidest, meeskonnast ning sellest, kuidas efektiivselt jälgida projekti skoopi, ajakava ja eelarvet, kuidas mitte „põletada“ oma tiimi inimesi ja kuidas jõuda Live-i nii et Live-otsus oleks sujuv ja toetatud asjaosaliste poolt.
     • Kasutatavad meetodid:
       • Juurutuse erinevad metoodikad
       • „Roll-out“, „roll-back“ ja teised ERP-i juurutuse mõisted
       • Juurutuse skoop, eelarve ja plaan, kuidas neid juhtida
       • Juurutuse meeskond, rollid ja vastutused ja kuidas neid juhtida
       • Partneri ja meeksonnaga kommunikatsioon
       • Juurutuse etapid, otsustamiskohad, sisendid ja väljundid
       • Live otsus
   • 13:15 – 14:00 Lõuna
   • 14:00 – 15:30 ERP stabiliseerimine ja viimine hooldusfaasi
     • Kui juurutus on läbi ja kogu organisatsioon on Live-is ERP-i lahenduse osas, siis tuleb kokku leppida, milliseid arendusi veel teha, kuidas teha koostööd ERP-partneriga ja millistel tingimustel ning millised on riskikohad antud etapil.Mida tähendab süsteemi stabiliseerimine
     • Mis on oluline teada hooldusfaasist
     • Hooldusfaas Sinu pilvelahendusel, mis hakkab toimuma peale Live-i
     • Kuidas organiseerida Live-i järgsed ERP-i arendused ja koostööd partneriga ehk kus peidetud antud etapi riskid
     • Hoolduslepingu peamised tähelepanekud äri ja IT vaatenurgast
     • Millal tuleb ERP-i eluea lõpp ja kuidas see planeerida
   • 15:30 – 15:45 Kohvipaus
   • 15:45 – 17:00 Ülevaade lahendustest ja partneritest Eesti turul
     • Vaatame, kes on Eesti turul peategelased, mis on nende erinevus, kuidas valida partnerit ja mida teha, kui Eesti turul ei ole võimalik vajalikku lahendust leida.Parimad praktikad lahenduse ja partneri leidmiseks
     • Ülevaade Eesti turu hetkeseisust – ERP-i lahendused ja partnerid
     • Alternatiivid väljaspool Eesti turgu
     • Millega pead arvestama, kui valid ERP-i lahenduse/partneri mitte Eestist
     • Kas nn „custom“ tarkvaralahenduse arendamine on alternatiiv ERP-ile?

Koolituse tulemusena osaleja:

• omab ülevaadet uute tehnoloogiate põhimõtetest;
• saab aru ERPi teadliku valiku põhimõtetest;
• teab, kuidas optimaalselt kasutada oma ressurssi (raha ja meeskonda) majandustarkvara valiku ja juurutuse käigus;
• rakendab kontrollmeetodeid projekti skoobi, eelarve ja ajakava juhtimiseks ning oskab tuua välja võimalikke riskikohti ;
• mõistab ärilahenduste ökosüsteemi ülesehituse loogikat ja oskab paremini arvestada teiste süsteemide nõudeid ERPi valikul ja juurutamisel.

Iga suurema ploki läbimisel arutame koolitatavate või koolitaja praktikas esinenud juhtumeid.

Koolituse tulemusi hinnatakse arutelude käigus. Koolituse läbinutele väljastatakse tunnistus. Tunnistuse väljastamise eelduseks on terves mahus koolitusel osalemine.

Koolitaja:
Julia Ležeiko
Julial on ligi 20 aastat kogemust ärilahenduste juurutamisel ja arendamisel ning ligi 10 aastat kogemust IT-juhtimisel. Ta on vedanud ärilahenduste ja ERP-juurutusprojekte nii ettevõtte peatellija kui ka ERP- partneri rollis. Tema karjäär algas MS Dynamics Axapta peakasutaja rollist ja viis ametikohani, kus eesmärgiks oli saada nullist käima ERPi ja digitransformatsiooni teenused ning vastava pädevusega tiimid.
Julia on omandanud Tartu Ülikooli majandusteaduse magistrikraadi ning Tallinna Ülikooli magistrikraadi infojuhtimise erialal. Julial on sügavad teadmised ärilahenduste maailmast ning ta on välja töötanud spetsiifilised metoodikad ja abivahendid, mis aitavad majandustarkvara tellijatel tõhusalt kasutada oma ressursse ERPi valimisel ja juurutamisel. Koolitajana peab Julia eelkõige oluliseks seda, et õppijad saaksid enda praktiliste probleemide lahendamiseks koolituselt vajalikud teadmised ja tööriistad.

Küsin koolituse kohta lisainfot