Efektiivsete koosolekute juhtimine

Kuidas tõhusate koosolekutega hoida kokku aega, raha ja närve ning püsida projektidega graafikus?

Koolitusel saad teada, kuidas korraldada võimalikult lühikesi koosolekuid nii, et oluline info oleks vahetatud, otsused tehtud ning et keegi ei tunneks ennast üleliigsena. Lähtume põhimõttest, et koosolek on selle kokkukutsuja tööriist. Koosoleku korraldajal peab olema selge põhjus miks just need konkreetsed inimesed on koosolekule kutsutud ja mida nendelt sealt oodatakse.

Koosolekutel osalejad ütlevad sageli, et koosolekud on tihti ebaefektiivsed ning raiskavad väärtuslikku aega – sageli venivad need pikaks ja teemad, mida arutatakse, ei puuduta kõiki osapooli. Koosolek peaks olema tõhus info edastamise ja hankimise koht, seal lahendatakse probleeme ja otsustatakse järgnevad sammud. Koolitusel võtame läbi efektiivsete koosolekute pidamise põhimõtted, mis kokkuvõttes aitavad aega kokku hoida, protsessid tõhusamaks muuta ja suureneb inimeste heaolu.

Koolituse eesmärk on:

• teadvustada koosoleku korraldamise ja juhtimise olulisust huvipoolte jaoks;
• mõista koosoleku kokkukutsuja rolli;
• leida võimalusi enda korraldatud ja juhitud koosolekute tõhususe tõstmiseks.

Sihtgrupp:
Koolitusele on oodatud kõik juhid ja spetsialistid, kes kutsuvad kokku ja juhivad koosolekuid.

Koolitus sobib sulle juhul, kui vastad jaatavalt vähemalt ühele järgnevale küsimusele:

• Kas sinu töö osa on ka koosolekute kokkukutsumine ja juhtimine?
• Kas ootad koosoleku järgselt selgeid tulemusi?
• Kas soovid, et koosolekud oleksid eesmärgipärased  ja efektiivsed ega veniks üle aja?
• Soovid, et osalejad võtaks sinu koosolekuid tõsiselt ja panustaksid omalt poolt?
• Soovid, et inimesed osaleksid koosolekul meeleldi?

Programm:

• 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
• 09:45 – 11:30 Koosolekud ja tõhusus
  • Tõhusad ja mittetõhusad koosolekud
  • Milliseid koosoleku tüüpe me kasutame
  • Koosoleku eesmärk
  • Koosoleku protsess
• 11:30 – 11:45 Kohvipaus
• 11:45 – 13:15 Erinevate koosolekute ettevalmistus
  • Eesmärk
  • Kes osalevad
  • Kus toimub
  • Milline on päevakord
  • Kaua kestab
  • Rollid koosolekul
  • Otsustamine koosolekul
• 13:15 – 14:00 Lõuna
• 14:00 – 15:30 Koosoleku juhtimine
  • Alustamine
  • Läbiviimine
  • Kui koosolek hakkab käest minema
  • Lõpetamine
• 15:30 – 15:45 Kohvipaus
• 15:45 – 17:00 Koosoleku järelkontroll. Virutuaalkoosolekud.

Koolituse tulemusena osaleja:

• teadvustab erinevat tüüpi koosolekute iseärasusi ja eesmärke­;
• tunneb koosoleku korraldamise ja läbiviimise protsessi;
• oskab koosolekut ette valmistada;
• teab, kuidas korraldada ja juhtida erinevat tüüpi koosolekuid;
• teab veebipõhiste koosolekute läbiviimise iseärasusi.

Koolitus on üles ehitatud selliselt, et juhid ja spetsialistid saavad analüüsida ja märgata, millised on nende koosolekute probleemkohad ning leiavad koolituselt oma igapäevatöös hõlpsasti rakendatavad lahendused.  Koolitusel kasutame loengut, arutelusid grupitöid ja õppefilmi.

Koolituse läbinutele väljastatakse tunnistus. Tunnistuse väljastamise eelduseks on terves mahus koolitusel osalemine. Tulemuste saavutamist hinnatakse arutelude ja praktilise ülesande käigus.

Koolitaja:
Tiit Valm konsultant ja täiskasvanute koolitaja
Tiit Valm on hinnatud koolitaja, kes on tegelenud projektijuhtimise ja juhtimise arendamisega alates 1994. aastast. Tal on konsultandi kutse (6. tase) ja täiskasvanute koolitaja kutset (7. tase). Tiidul on üle 25 aasta praktilist protsesside ja inimeste juhtimise kogemust, töötades nii väike- kui suurettevõtetes. Pärast TTÜ tööstuselektroonika eriala lõpetamist on ta olnud tegev ka arvutiinsenerina.
Aegade jooksul on tema abiga omandanud oma äri- ja juhtimisteadmiste vundamendi rohkem kui tuhande Eesti ettevõtte ja asutuse juhid ja võtmeisikud. Viimased 17 aastat on teda eriti huvitanud erinevad koostöö korralduse metoodikad, milles inimene kui isiksus on tähtsaim: lamedad organisatsioonistruktuurid, maatriks-struktuurid, projektijuhtimine, töögruppide töökorraldus.