Tulemuslik protsessijuhtimine

Teooriast praktikani – kuidas kirjeldada protsesse ja viia juhtimissüsteem uuele tasemele?
Kas Sinu ettevõttes on protsessid kirjeldatud ja kui on, siis kuidas? Sageli on protsessid kirjeldatud just Wordi-failides, mis pole sugugi parim ega tõhusaim lahendus, sest see tähendab lugematut arvu tekstiga täidetud lehekülgi ja muudab info haaramise keeruliseks. Koolitusel saad selgeks tervikliku protsessijuhtimise põhimõtted ja tead, kuidas neid praktikas rakendada.

Juhtimise olulisimaks objektiks on protsess. Protsessid on eduka ettevõtte keskmeks ning visualiseerituna on need kõigile osapooltele üheselt mõistetavad luues lihtsamad võimalused tegevuste efektiivsuse hindamiseks ja raiskamiste korrigeerimiseks. Protsessijuhtimine peab olema järjepidev, hõlmates endas planeerimist, modelleerimist, analüüsimist, parendamist ja protsesside toimimise hindamist. Kõige selle juures on oluline säilitada juhtimissüsteemi ajakohasus ja töötajate kaasatus. Kuidas selle kõigeni jõuda?

Korrastatud protsessid loovad soodsa keskkonna juhtimaks muutusi seoses:

• ettevõtte käsitlusalaga
• töötajate vastutusalade ja töömahtudega
• uute süsteemide juurutamisega
• digitaliseerimisega

Kahepäevane koolitus toimub seminari vormis. Lisaks loengutele ja aruteludele toimub ühe tööstusettevõtte külastus* ja protsesside analüüsimise grupitöö. Grupitöö tulemusi analüüsitakse ja tagasisidestatakse, tekkinud küsimused käsitletakse avatud aruteluna või koolitajaga eraviisiliselt.

Koolitusele lisaks on võimalik osta mentorpakett, et koos koolitajaga analüüsida osaleja ettevõtte põhiseid probleeme ja leida võimalusi nende lahendamiseks. Mentorpakett sisaldab kahte ühetunnist individuaalset mentorlussessiooni koolitajaga. Esimesel kohtumisel kaardistatakse probleemkohad ning lepitakse kokku parendustegevused, teisel kohtumisel analüüsitakse tulemust ning pannakse paika järgmised tegevused, et hõlbustada protsessijuhtimise süsteemi juurutamist.

Koolituse eesmärk on anda osalejatele teoreetilised teadmised ja praktilised oskused, et parendada ettevõtte protsessijuhtimist ja luua väärtust lisav protsessijuhtimise süsteem.

Sihtgrupp:
Koolitusele on oodatud tööstusettevõtete erinevate valdkondade juhid ja spetsialistid,  kelle tööülesannete hulka kuulub protsesside juhtimine, kirjeldamine, analüüsimine ja parendamine.

Koolitus sobib sulle juhul, kui vastad jaatavalt vähemalt ühele järgnevale küsimusele:

• Kas soovid, et sinu ettevõttes oleksid protsessid paremini juhitud?
• Kas sinu ettevõttes on probleemiks segased protsessikirjeldused ja on tunda rahulolematust seoses vastutusaladega?
• Kas sinu ettevõtte praegune juhtimissüsteem vajab restarti?
• Kas soovid oma ettevõttes juurutada protsessijuhtimist, kuid puuduvad piisavad oskused, et seda tulemsulikult teha?
• Kas soovid leida lihtsaid võimalusi kaardistamaks protsesside parenduskohti ja viimaks ellu kiireid muudatusi?

Programm:

• 1. päev
  • 09:30 – 09:45 Kogunemine
  • 09:45 – 11:30 Sissejuhatus protsessijuhtimisse
    • Protsessijuhtimisest üldiselt, sissejuhatus koolitusse
    • Protsessijuhtimise tasemed erinevates Eesti ettevõtetes läbi konsultandi vaatenurga
    • Protsessijuhtimise erinevad etapid tuginedes PDCA tsüklile
      Kasutatavad meetodid: loeng, seminar
  • 11:30 – 11:45 Kohvipaus
  • 11:45 – 13:15 Sissejuhatus protsessijuhtimisse
    • Protsessijuhtimise enim levinud väärarusaamad ja tegelikkus
    • Protsessijuhtimise parimad praktikad
    • Visualiseeritud protsessid loovad selgust, kuidas asendada olemasolev süsteem ja projekti edukalt juhtida
    • Integreeritud protsessid ja terviklik juhtimissüsteem tuginedes ISO 9001:2015 põhimõtetele
      Kasutatavad meetodid: loeng, seminar
  • 13:15 – 14:00 Lõuna
  • 14:00 – 15:30 Planeerimine ja protsesside modelleerimine
    • Planeerimise olulisus, juhtkonna pühendumus ja ettevõttesisene kommunikatsioon
    • Protsesside modelleerimise erinevad tööriistad ja võimalused
    • Protsesside modelleerimise ABC
    • Põhiprotsessid versus tugiprotsessid
    • Protsessidest tegevusteni, detailsusastmed ja RACI mudel
    • Tervikliku juhtimissüsteemi loomise parimad praktikad
      Kasutatavad meetodid: loeng, seminar
  • 15:30 – 15:45 Kohvipaus
  • 15:45 – 17:00 Protsesside parendamine ja toimimise hindamine
    • Protsesside nõrkuste, riskide, võimaluste hindamine ja kiired lahendused
    • Protsesside analüüsimise võimalused läbi töötajate kaasamise
    • Väärtust lisavad tegevused, väärtust mittelisavad tegevused ja vajalikud tegevused
    • Protsesside mõõdikud
    • Protsesside parenduskavad
    • Protsesside parendamisest tulenevate muutuste juhtimine
• 2. päev
  • 09:30 – 09:45 Kogunemine
  • 09:45 – 13:15 Tööstusettevõtte külastus (täpsustub)
  • 13:15 – 14:00 Lõuna
  • 14:00 – 15:30 Protsesside analüüsimise grupitöö ja arutelu
    • Grupitöö, mis kinnistab koolitusel õpitu. Erinevate protsesside analüüsimine ja parendamine
      Kasutatavad meetodid: grupitöö
  • 15:30 – 15:45 Kohvipaus
  • 15:45 – 17:00 Grupitöö tagasisidestamine ja koolituse kokkuvõte
    • grupitööde esitlemine ja tagasisidestamine
    • Koolituse kokkuvõte ja key takeaways
      Kasutatavad meetodid: esitlus, arutelu

Koolituse tulemusena osaleja:

• omab ülevaadet protsessijuhtimise põhimõtetest nii teoorias kui ka praktikas;
• teab, millised on protsessijuhtimise erinevad etapid ja kuidas vastavaid tegevusi ellu viia;
• omab ülevaadet tervikliku juhtimissüsteemi põhimõtetest;
• teab, milliseid tööriistu kasutada ja kuidas juhtimissüsteemi oma ettevõttes juurutada;
• teab, millised on protsesside analüüsimise ja parendamise võimalused;
• teab, kuidas juhtida muutusi seoses uue juhtimissüsteemi juurutamisega.

Koolitusel osalejatele antakse kaasa käsitletud õppematerjal, mis on loodud selle eesmärgiga, et sellele tuginedes on võimalik oma organisatsioonis protsessijuhtimisega seotud muutusi ellu viia.

Koolituse läbinutele väljastatakse tunnistus. Tunnistuse väljastamise eelduseks on täismahus koolitusel osalemine. Koolituse tulemusi hinnatakse aruteludel osalemise ja grupitöö teel – koolitusel tuleb osaleda tööstusettevõtte külastusel ja protsesside analüüsimise grupitöös.

Koolitaja:
Helen Klettenberg on tegutsenud strateegilise juhtimise valdkonnas konsultandi ja mentorina üle 8 aasta, keskendudes juhtimissüsteemide arendamisele, protsessijuhtimisele ja jätkusuutlikule juhtimisele. Tema jaoks on oluline, et loodud juhtimissüsteemid oleksid lihtsad ning väärtuslikud.
Sama kaua on Helen tegelenud ka koolitamisega, peamisteks fookusteemadeks on olnud juhtimissüsteemid, protsessijuhtimine ja nendest tulenevate muutuste juhtimine. Ta panustab nii väike- kui ka suurettevõtete juhtimiskvaliteedi teadlikkuse suurendamisse ja parendusvõimaluste leidmisesse.
Helenil on laiapindne kogemus olles koostööd teinud paljude Eesti TOP ettevõtetega. Lisaks erasektori nõustamisele on tal kogemus ka avalikus sektoris, sealhulgas riigikaitses, läbi mille on ta omandanud mitmekülgse ülevaate erinevate sektorite juhtimiskvaliteedist ning enim levinud väljakutsetest.
Heleni väljatöötatud tervikliku lähenemisega juhtimissüsteemid on saanud ka Eesti Kvaliteediühingu innovatsiooni tunnustuse, tänaseks on samalaadseid juhtimissüsteeme juurutatud mitmetes mainekates ettevõtetes üle Eesti.