Kõik oluline pilvepõhisele dokumendihaldussüsteemile üleminekul
Koolituse eesmärk on anda ülevaade tegevustest, mis on vajalikud pilvepõhisele info- ja dokumendihaldussüsteemi üleminekuks.
Pilvepõhisele dokumendihaldussüsteemile üleminek hõlmab organisatsiooni dokumentide ja teabe haldamise viimist internetipõhisele platvormile ja on kaasaegsete organisatsioonide jaoks üha olulisem samm, pakkudes mitmeid eeliseid ja võimalusi. Mida tuleb arvestada pilvepõhise süsteemi kasutuselevõtul? Kuidas tõhusalt hallata dokumente ja andmeid, tagades nende turvalisuse ja kättesaadavuse igal ajal ning igast seadmest?
Sihtgrupp:
Organisatsiooni dokumendihalduse eest vastutavad ja/või seda koordineerivad isikud.
Koolituse sisu:
- Kas tead, mis kujul ja milline dokumenteeritud teave teie organisatsioonis tekib?
- Kuidas dokumente koostatakse, kooskõlastatakse, menetletakse, allkirjastatakse?
- Kas tead, kus seda infot hoitakse (säilitatakse) ning kellel on infole ligipääs?
- Vajalike dokumentide otsimine võtab liiga palju aega ning puudub ühtne süsteem, mille alusel erinevad dokumendid ja failid olid talletatud
- Kas tead, kes ja mida teeb ning kes ja mille eest vastutab (protsessid ja rolliselgus)?
- Kas tead, mida tegelikult vajatakse?
- Kas tead millised tehnilised lahendused on turul pakkuda ning mida arvestada nende vahel sobivaimate valimisel, kuidas üldse valida?
- Millega arvestada andmete üleviimisel (migreerimisel), aga ka süsteemide vahelisel liidestamisel?
Koolituse läbinu muu hulgas:
- teab, milliseid metoodikaid kasutada, selgitamaks, milline teave organisatsioonis tekib ning milline teave vajab dokumenteerimist;
- oskab teavet liigitada ja olulisi tunnuseid määrata;
- teab, kuidas koostada vajadustest lähtuvalt süsteemile esitatavad nõuded;
- teab, mis süsteemides erinevaid dokumente ja infot hoida;
- on teadlik, milline info lisaks dokumentidele veel süsteemi osa peaks olema jpm.
Koolitaja:
Ele Rõigas Elefield Partners OÜ juhatuse liige
Ele Rõigas on asjaajamise ja dokumendihalduse valdkonnaga seotud aastast 1999. Üle 10 aasta töötas ta avalikus sektoris dokumendihaldusega seotud erinevatel ametikohtadel. Aastal 2005 oli ta Kaitseressursside Ameti loomise juures, kus tema juhtimisel käivitati ameti asjaajamisosakond. Seetõttu omab väga head ülevaadet riigisüsteemi dokumendihaldusest. Alates 2014. aastast juhtis Magnum grupi ettevõtete asjaajamissüsteemi väljatöötamist ning juurutas elektroonilist dokumendihaldussüsteemi grupi Eesti, Läti, Leedu ja Soome ettevõtetes. Sel ajal hakkas läbi viima sise- ja veebikoolitusi ning teeb seda tänaseni. Viimased paar aastat on keskendunud ettevõtlusele, pakkudes konsultatsiooni- ja koolitusteenuseid asjaajamise korrastamiseks, asjaajamise analüüsiks ja süsteemi loomiseks, uute programmide kasutusele võtmiseks, töötajate koolitamiseks. Aastast 2024 kuulub Dokumendihaldurite Ühingu juhatusse.
Koolitusfirma tutvustus
Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus korraldab konverentse ja koolitusi, mille sisu loomisel keskendutakse ennekõike kliendi ootustele ning rahulolule. Loome aastas ligikaudu poolsada originaalset koolitust ning kümmekond visiooni- ja erialakonverentsi. Loen koolitusfirma kohta veel...