Arhiveerimise probleemkohad ja uus arhiivieeskiri

Eraldi tähelepanu pööratakse e-kirjade, digiallkirjastatud dokumentide ja andmekogude säilitamisele ning arhiivieeskirjadest tulenevatele nõuetele.

Anname ülevaate teabe liigitamise põhimõtetest ja liigitusskeemidest, sh protsessipõhisest lähenemisest ja ühtlustamise võimalustest. Koolitus annab teadmised arhiivipüsivuse ja arhiivivormingute nõuetest, sealhulgas kindlatest failivormingutest. Eraldi tähelepanu pöörame andmekogude erisustele, sh tõmmiste loomisele, andmebaaside erikäsitlusele ja SIARD-vormingu kasutamisele, samuti arhivaalide üleandmisele ja sellega seotud erisustele. Käsitletakse säilitamise ja kaitse nõudeid nii füüsilise kui digitaalse teabe puhul, sh digikaitset (EITS, varundamine, migreerimine).

• Anda osalejatele teadmised ja praktilised suunised digitaaldokumentide nõuetekohaseks arhiveerimiseks, säilitamiseks ja üleandmiseks, tagades nende pikaajalise säilivuse, usaldusväärsuse ja vastavuse kehtivatele nõuetele.

•  Anda osalejatele terviklik ülevaade uuest arhiivieeskirjast, selle kujunemise põhjustest ning peamistest sisulistest muudatustest võrreldes varasema regulatsiooniga. 
  

Avaliku- ja erasektori arhivaarid, dokumendihaldurid ning ahiivispetsialistid haridusasutustest, rmuuseumidest jne

• Arhiveerimise probleemkohad

  • millised on võimalikud lahendused piikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide arhiveerimisel ja säilitamisel?

  • võimalikud valikud digitaalarhiivi keskkondadest - kuidas valida sobivaim?

  • millal kasutada arhiivipüsivad vormingud?

  • kuidas toimida digitaalselt allkirjastatud dokumentidega?

  • kuidas toimida e-kirjade arhiveerimisel/säilitamisel?

  • kuidas toimib andmekogude arhiveerimistsükkel?

  • kuidas mõjutab arhiveerimist Arhiivieeskirja Lisa1?

  • mida pidada silmas andmete migreerimisel dokumendihaldussüsteemist?

  • kuidas korraldada digiteerimist (maandada riske, teostada kulude analüüs jne)?

  • mis hõlbustab arhiiviainese üleandmist avalikku arhiivi?

• Uus arhiivieeskiri

  • arhiivieeskirja uuendamise vajadus – uuendatud tekst digiteabe ja hajusate süsteemide tõttu.

  • õiguslik alus ja kohaldamisala – arhiiviseadus § 13; avalik teave sh andmekogud, laiapõhjaline kohaldus.

  • eelnõu eesmärgid – selgus, lihtsustamine, tõhusus.

  • määruse struktuur – nõuded koondatud tervikprotsessiks.

  • teabe liigitamine ja liigitusskeemid – liigitus protsesside järgi; võimalik ühtlustamine.

  • kooskõlastamine ja vastuvõtukeskkond (ASTRA) – skeemid kooskõlastatakse ja hallatakse ASTRA-s.

  • teabe haldamise põhimõtted – autentsus, terviklikkus, kasutatavus, usaldusväärsus.

  • arhiivipüsivus ja arhiivivormingud – arhiivipüsivus - kindlad failivormingud (nt PDF/A, TIFF, SIARD).

  • teabe hindamine (arhiiviväärtus) – metoodiline hindamine; otsustab avalik arhiiv.

  • korrastamine, kirjeldamine ja metaandmed – päritolupõhimõte; metaandmed ja tasemed.

  • andmekogude erisused – tõmmised, DB erikäsitlus, SIARD.

  • arhivaalide üleandmine – erisused andmekogude tõmmiste loomisel.

  • säilitamine ja kaitse (füüsiline + digitaalne) – säilitustingimused + digikaitse (EITS, varundus, migreerimine).

  • kasutamine ja juurdepääs – päringud uurimissaalis/veebis; arhiiviteatis.

  • mõjud ja praktilised muudatused – koormus asutusele väiksem; teatav tsentraliseerimine, kuid suurem autonoomia.

Õpiväljundina koolituse läbinu:

• tunneb erinevaid digitaalarhiivi lahendusi ning oskab valida organisatsioonile sobiva arhiveerimiskeskkonna;

• mõistab arhiveerimisprotsessi tervikuna, sh andmete migreerimist, säilitustsüklit ja arhiivipüsivate vormingute kasutamist;

• oskab korrektselt käsitleda digitaalselt allkirjastatud dokumente ja e-kirju arhiveerimisel;

• teab, kuidas korraldada digiteerimist ja valmistada ette arhiiviainese üleandmine avalikku arhiivi vastavalt nõuetele

• oskab selgitada teabe haldamise põhimõtteid, sh teabe liigitamist, arhiivipüsivuse ja metaandmete nõudeid ning andmekogude erisusi;

• on teadlik uue arhiivieeskirja praktilistest mõjudest asutuse töökorraldusele ja arhivaalide üleandmisele avalikku arhiivi.

Koolituse läbimisel väljastame tõendi. 
Tõendi väljastamise eelduseks on koolituse läbimine täies mahus ning koolitusarve tasumine. Erandkorras võib osaleja saada koolituse läbimist tõendava dokumendi, kui on läbinud õppekavast vähemalt 90%.