Outlook 2019 – Efektiivne ajakasutus ja lihtsad töövõtted
Maailmas on hetkel kasutusel umbes 6 miljardit e-posti aadressi ning ühes päevas saadetakse üle 293 miljardi e- kirja. Mitu Sina täna saatsid?
Väga paljudes kontorites kasutakse just Outlooki e- kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks. Üle maailma kasutab Outlooki üle 400 miljoni inimese. Keskmiselt saadakse 3x rohkem e- kirju, kui saadetakse ja umbes pooled kontoritöötajatest ei jõua päeva lõpuks selleni, et neil pole ühtegi lugemata e- kirja. Head Outlooki kasutamise oskused aitavad hakkama saada aina suureneva e- kirjade hulgaga.
Koolituse eesmärk on anda teadmised ja oskused Outlooki efektiivseks kasutamiseks oma igapäeva töös.
Koolitus keskendub sellele, kuidas oma tööd Outlookis tõhusalt korraldada, kuidas automatiseerida tööprotsesse ja kasutada lihtsaid ning kiireid töövõtteid. Räägime sellest, milliseid võimalusi pakuvad Outlooki põhirakendused enda ja oma kolleegide aja paremaks juhtimiseks ning tutvume erinevate meeskonnatööd soodustavate töövahenditega.
Sihtgrupp:
Koolitus on mõeldud kõikidele Outlooki kasutajatele, kes igapäevaselt kasutavad Outlooki e- kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks, ajaplaneerimiseks ja koosolekute korraldamiseks.
Koolitusel osalemise eeldused (soovitavalt): Arvuti baaskasutamise oskused.
Teemad:
- Sissejuhatus Outlooki
- Peamised töövõtted ning trikid-nipid, mis aitavad sul igapäevatööd Outlookis paremini ja kiiremini organiseerida.
- Kategooriad ja järeltegevused
- Kategooriate lisamine ja seadistamine, järeltegevuste märkimine lipukeste abil ning ülesandepaani kasutamine ajajuhtimise võtmes.
- Otsingukaustad
- Otsingukaustade loomine ja kasutamine.
- Otsingukaustade seadistamine.
- Meilisõnumite otsimine ja korraldamine
- Otsingutööriistade kasutamine sõnumite ja failide otsimisel.
- Kaustade sisu kuvamine, sorteerimine, filtreerimine ja grupeerimine.
- Tingimusvormingu kasutamine.
- Reeglid ja kiirtoimingud
- Saabuvatele sõnumitele uute reeglite loomine, olemasolevate reeglite haldamine.
- Kiirtoimingute loomine ja seadistamine.
- Kiirklahvid.
- Kalender
- Kalendri jagamine organisatsiooni siseselt, meilisõnumiga või internetis.
- Õiguste tasemete määratlemine.
- Ühiskalendrite avamine.
- Outlooki seadistamine
- Meili- ja kalendrisuvandite kohandamine, vaikefondi muutmine, tööaja määratlemine jne.
- Outlooki vormid
- Uute vormide loomine Arendaja menüü abil, vaikevormide muutmine ja salvestamine.
- Arhiveerimine
- Kaustade automaatne arhiveerimine, tingimuste seadistamine.
- Personaalsed küsimused ja lahendused
- Koolituse lõpust reserveeritakse vastavalt vajadusele 15-30 minutit personaalsete murede ja probleemide lahendamiseks.
Koolituse tulemusena osaleja:
- Oskab efektiivselt kasutada Outlook´i peamisi töövahendeid;
- Oskab kasutada erinevaid infovoo haldamise meetodeid ja prioritiseerimise töövahendeid;
- Oskab luua töövoogusid ning kasutada otsingukaustasid;
- Oskab efektiivselt kasutada kalendri võimalusi ajajuhtimisel ja koostööks teistega;
- Oskab luua ülesandeid, neid edasi delegeerida ja jälgida nende täitmist
Koolituse läbiviimise põhimõtted:
Koolitus on üles ehitatud praktilistele ja igapäeva töös ettetulevate ülesannete lahendamisele.
Koolituse tulemusi hinnatakse praktiliste ülesannete käigus.
Koolitaja:
Sander Kiviloo
Sander on ligi 10 aastat tegelenud inimestega ja nende arengu toetamisega. Ta on lõpetanud Tallinna Ülikooli andragoogika eriala. Lisaks on ta täiendanud enda õpidisaini ning haridustehnoloogia alaseid oskuseid Taanis, Inglismaal ja USA-s. Sander on töötanud pikalt haridusasutuse õppesuuna juhatajana ning erasektoris koolitusjuhina.
Sander usub, et õpetamine peab olema inimesekeskne. Ta kasutab oma koolitustel 4MAT õpidisaini mudelit ning reeglit, et kõik peab olema koolitusel päris elus rakendatav ja koheselt järele proovitav. Peamiselt tegeleb Sander spetsialistide arendamisega sisekoolitajateks ning esmatasandi juhtide koolitamisega. Tema teiseks põhisuunaks on e-õppe kursused – e-õppe loomine, alustades õpidisainist, kuni tehnilise teostuse ja ülespanekuni õpihaldussüsteemi.