Повышение квалификации офисных работников/секретарей

Учебная программа составлена в соответствии с профессиональным стандартом „Bürooassistent, tase 4“ (B.2.6, B.2.7, B.3.1).

В программу включены модули, дающие знания и навыки, необходимые современным работникам для продуктивного выполнения своих рабочих обязанностей (курс можно пройти целиком или выбрать отдельные модули)

• делопроизводство (оформление документов и организация документооборота);
• понятие организационной культуры;
• дигитальные навыки (основные офисные программы и оформление приглашений, буклетов и тд);
• языковой модуль (деловой письменный эстонский и деловой письменный английский язык)

Все модули, входящие в программу, можно изучать отдельно.

По желанию за отдельную плату плату в курс можно добавить языковые модули:

• английский язык (24 ак.часа), минимальное количество участников для начала обучения — 3 чел, цена 480 евро
• эстонский язык (24 ак.часа), минимальное количество участников для начала обучения — 3 чел, цена 480 евро

Целевая группа:
Программа курса рассчитана на офисных работников (секретарей, ассистентов и тд), желающих повысить квалификацию, расширить свои профессиональные и карьерные возможности, а также на руководителей малых фирм, начинающих предпринимателей, предпринимателей-физических лиц, бухгалтеров, менеджеров и тд.

Требования к началу обучения: Минимум среднее образование. Желательно владение эстонским языком на уровне В1, английским на уровне А2-В1. Уровень знания языков возможно повысить, взяв дополнительные модули.

Цель обучения:
Предоставить ученикам основные знания и навыки и умения для выполнения профессиональных обязанностей в соответствии с современными требованиями в сфере офисной работы.

Содержание курса:

1. Модуль. Делопроизводство: организация, оформление документов, архивирование. 16 ак.ч. (Маргарита Алексеева)
   • 1.1 Правовые основы ведения делопроизводства
     • Обзор законодательства, регулирующее управление документами и архивами.
     • Требования, предъявляемые к организации работы с документами.
     • Стандарты оформления EVS . Терминология
     • Особенности современного делопроизводства, преимущества и риски перехода к электронному делопроизводству. Организация документооборота
   • 1.2 Оформление /создание документов
     • Элементы делового письма согласно стандартам оформления.
       Порядок ведения электронной почты, оформление э-писем.
       Распорядительные документы: приказ, распоряжение.
       Оформление акта. Акт приема-передачи дел.
       Порядок оформления документов: справка, копия, выписка.
       Подготовка совещаний, собраний и встреч на месте. Составление протокола.
       Проведение и протоколирование э-собраний .
       Требования к регистрации документов.
   • 1.3 Организация делопроизводства
     • Организация документооборота.
     • Схема классификации документов (номенклатура дел)
     • Принципы и подходы к составлению номенклатуры дел.
     • Изменения в составлении схемы классификации документов согласно новым требованиям Arhiivieeskiri.
     • Инструкция по делопроизводству
     • Цифровая система управления (DHS)
   • 1.4 Организация архивной работы
     • Законодательство, регулирующее управление архивами.
     • Требования к хранению и использованию документов согласно новым требованиям
     • Подготовка документов к архивному использованию.
     • Постоянное и временное хранение документов.
     • Сроки хранения.
     • Форматы файла для долговременного хранения.
     • Система хранения электронных документов.
     • Гибридное делопроизводство.
     • Требования к оцифровке документов.
2. Модуль. Культура коммуникации (общения), 4 ак.ч. (Алексей Норден)
   • Ор ганизационная культура внутри предприятия.
   • Отношения с партнерами и клиентами. Умение вести переговоры.
3. Модуль. Развитие дигитальных навыков, 34 ак.ч. (Дмитрий Калинин)
   • 3.1 Обзор основных офисных программ, 26 ак.ч.
     • Word, Excel, PowerPoint
     • Соблюдение мер информационной безопасности
     • Оформление приглашений и поздравлений, объявлений в программе Canva
     • Программы для организации официальных онлайн мероприятий: ZOOM, Microsoft Team
     • Использование облачных сервисов для организации управления информацией (Google Drive, One Drive, Dropbox, Google Calendar и др.)
   • 3.2 Оптимизация работы с документами. 8 ак.ч.
     • Microsoft
       • Различия в платных и бесплатных версиях.
       • Работа с письмами. Использование Категорий, Пометок, Папок и Групп, создание Правил и Запланированная отправка. Создание Подписей и настройка их использования.
       • Индивидуальное и совместное использование Календаря.
       • Создание Заметок.
       • Работа с мультифункциональным блокнотом OneNote.
       • Возможности организации дел в ToDo.
       • Создание опросников для экономии времени, в программе Forms.
     • Google
       • Настройки программы Gmail, планирование отправки писем, создание Ярлыков и Правил. Создание Подписей и настройка их использования. Добавление письма в Задачи.
       • Создание своего Календаря и совместная работа. Разница между Мероприятием, Задачей и Напоминанием.
       • Работа с Заметками (Keep). Присвоение ярлыков и создание списков.
       • Использование Форм в офисной работе и работе с клиентами.
4. Модуль. Трудовые отношения. 6 ак.ч. (Алексей Смелов)
   • Трудовой договор и другие виды договоров, их отличия.
   • Особенности трудовых отношений при удаленной работе.
   • Защита и обработка личных данных.
   • Расторжение трудового договора и/или других видов договоров.
   • Ответственность работника и работодателя за нарушения трудового договора.
5. Модуль. Деловой эстонский язык, 14 ак.ч. (Айре Исанд) онлайн, Zoom
   • Нормативы, регулирующие использование делового языка; рекомендуемая литература.
   • Стандарт эстонского письменного языка – что это такое? Специфика использования официального языка.
   • Основные принципы построения официальных документов
   • Синтаксис: предложения и типы предложений, пунктуация.
   • Ортография: обозначение звуков на письме, иностранные слова, написание имён и иностранных имён в официальных документах, склонение имён.
   • Правописание строчных и прописных букв (правила и практическое применение).
   • Слитное и раздельное написание (практические упражнения)
   • Принципы сокращения и примеры.
   • Практическая работа, разбор типичных ошибок.
6. Модуль. Деловой английский язык. 14 ак.ч. (Наталия Фролова) – онлайн, Zoom
   • how to write an email about a business event
   • how to write an email to explain a problem
   • how to write an email to ask a colleague to do something
   • how to write an email to ask for more information and express interest
   • how to write instructions for a colleague
   • how to write a thank-you message to a colleague (В1)
   • как написать электронное письмо о деловом мероприятии
   • как написать электронное письмо для выяснения проблемы
   • как написать электронное письмо с просьбой что-то выполнить
   • как написать электронное письмо для получения дополнительной информации
   • как написать руководство для коллеги
   • как написать благодарственное письмо
7. Дополнительные модули (по желанию, за отдельную плату)
   • Эстонский язык, 24 ак.часа (разговорный язык, в аудитории)
   • Английский язык, 24 ак.часа (разговорный язык, онлайн)

После завершения учебной программы учащийся:

• Знает, как организовать работу с документами согласно требованиям законодательства;
• Умеет оформить основные виды документов в соответствиями с нормативными требованиями;
• Знает требования к защите личных данных при обмене информацией,
• умеет использовать, обрабатывать, передавать и хранить различные данные с использованием средств информационных технологий;
• знает основные принципы и особенности создания документов на эстонском и английском языках;
• умеет работать в основных офисных программах Word, Excel, Power Point;
• умеет оформлять материалы в программе Canva;
• знает, как оптимизировать работу с документами, применяя различные сервисы Google;
• имеет понятия о видах договоров при оформлении трудовых отношений, и их различиях

Методы обучения: Лекции, обсуждения, практические работы в классе. В учебном процессе преподаватели используют собственные наработанные методики

Объем учебных часов: 88 ак.ч. (основные модули); 136 ак.ч (с дополнительными языковыми модулями (эстонский язык — 24; английский язык — 24 часа, )

Среда обучения: Обучение гибридное: частично проходит в аудитории Companion Koolitus, частично через платформы Zoom/Teams. Аудитория оснащена соответствующей мебелью, имеется место для проведения кофе-пауз.

Критерии оценивания: Учащиеся, участвовавшие не менее чем в 75% объема курса, и достигшие результатов обучения, считаются прошедшими обучение.

Выдаваемые документы. Учащимся по окончании выдаётся:

• СВИДЕТЕЛЬСТВО, если учащийся посетил не менее 75% учебных часов и достиг заявленных результатов обучения.
• CПРАВКА, если результатов обучения достичь не удалось, однако учащийся участвовал в учебной работе. Справка выдается в соответствии с числом контактных часов, на которых присутствовал учащийся, но не в том случае, если учащийся принял участие менее чем в половине аудиторных часов.

Ирина Кург — опыт преподавания эстонского языка с 1992 года, руководитель фирмы Kure Äri OÜ, создатель платформы для изучения эстонского языка , автор собственной методики изучения эстонского языка. Ирина вела программу с уроками эстонского языка на местном радио, публиковала статьи на тему обучения эстонскому в ряде местных СМИ.