Sekretär-assistendi ABC

Õpe keskendub mitmekülgsetele teemadele, sealhulgas suhtlemise ja koostööoskuste arendamisele, konfliktide lahendamisele, dokumendi- ja arhiivihaldusele ning kontoritöös kasutatavatele pilvelahendustele.

Sihtgrupp:
Oodatud on huvilised, kes soovivad täiendada oma varasemalt omandatud algteadmisi bürootööst või omandada uusi teadmisi kaasaegsest sekretär-assistendi tööst.

Kursuse sisu:

• Etikett ja ettevõtte esindamine - 7 auditoorset tundi
  • käitumine erinevates kultuurides;
  • kirjalike pöördumiste vormistamine;
  • riietuse etikett töökohal, kohtumiste korraldamise hea tava.
• Suhtlemise- ja koostööoskused - 6 tundi auditoorset tööd
  • peamised suhtlemisoskused ja suhtlemise etapid;
    kontaktioskus ja usaldussuhte loomine;
    suhtlemistehnikaid enese väljendamiseks ja teise poole mõistmiseks;
    eneseväljendus;
    kuulamine ja eneseavamine;
    kuulamistõkked;
    täissõnumi moodustamine.
• ChatGPT kasutamine kontoritöös – 4 auditoorset tundi ja 1 tund praktikat õppekeskkonnas
  • sissejuhatus tehisintellekti maailma;
  • ChatGPT-s teksti genereerimine;
  • kuidas esitada ChatGPT-s küsimusi nii, et saada võimalikult täpseid vastuseid;
  • loovsisu loomine ChatGPT-s: reklaam- ja sotsiaalmeedia sisu, blogitekstid ja artiklid.
• Sissejuhatus kujundusprogrammi Canva - 2 auditoorset tundi ja 4 tundi praktikat õppekeskkonnas
  • mis on Canva ja kuidas seda kontoritöös ära kasutada;
  • sissejuhatus lihtsamatesse kujundusvõtetesse;
  • erinevad mallid ja nende kohandamine vastavalt vajadustele.
• Konfliktijuhtimine ja läbirääkimised – 5 auditoorset tundi ja 1 tund praktikat õppekeskkonnas
  • kultuuri ja väärtuste mõju konflikti tekkes, nendega arvestamine läbirääkimistes;
  • konfliktide lahendamise strateegiad;
  • läbirääkimiste põhialused ja strateegia valik tulenevalt tulemuse ja suhete olulisusest;
  • olulisemate läbirääkimiste strateegiate taktikalised valikud ning nende plussid ja miinused;
  • läbirääkimiste peamised etapid;
  • erinevate suhtlemistehnikate kasutamine läbirääkimistel;
  • praktilised harjutused uute teadmiste ja oskuste ellurakendamiseks keeruliste olukordade lahendamisel.
• Praktiline dokumendihaldus - 10 tundi auditoorset tööd ja 18 tundi praktikat õppekeskkonnas:
  • organisatsioonis kasutusel olevad dokumendiliigid, nende vormistamine ja kohustuslikud rekvisiidid;
  • dokumendi paber- ja elektrooniline vorm;
  • dokumendiloetelu. Sarjade moodustamine;
  • dokumentide säilitusaegade määramine: seadusandluse nõuete ja organisatsiooni vajaduste arvestamine;
  • dokumendiloetelu kinnitamine ning selle muutmise kord;
  • dokumendiringlus;
  • tööjaotus dokumendihalduse valdkonnas;
  • erinevate dokumendiliikide koostamise, registreerimise ning kasutamise protseduurid;
  • dokumendihaldussüsteemide tutvustus ning töö põhimõtted (nt. Amphora);
  • andmekaitse dokumendihalduses;
  • küberturavlisus;
  • digivahendite kasutamise kokkulepped;
  • ülevaade TTOS-st ja TTOS-i alusel välja antud Vabariigi Valitsuse ning sotsiaalministri määrustest ja seadustest;
  • tööohutuse eest vastutavad isikud töökeskkonnas (töökeskkonnaspetsialist, töökeskkonnavolinik, töökeskkonnanõukogu, esmaabiandja);
  • tööandja ja töötaja kohustused, õigused.
• Pilvelahendused ja –teenused kontoritöös – 2 auditoorset tundi, 4 tundi praktikat õppekeskkonnas
  • arukalt ja turvaliselt ülemaailmses arvutivõrgus (mõisted, hea tava, ohud, sh viirusetõrje, identiteedi vargused, isiklik info internetis, appid nutifonis);
  • ülevaade enamlevinud pilveteenustest (nt: onedrive, googledrive, pcloud, wetransfer);
  • pilvelahendus kontoritöös (võrdlus töölauaversioonidega) ja erinevad koostöövõimalused (ühised kalendrid, tööülesanded, kontaktid);
  • andmekorje (googleforms, excelwebapp);
  • enamlevinud online-suhtlusvahend (nt facebook messenger, skype, viber, zoom, teams jt).
• Arhiivihaldus ja digitaalne arhiveerimine - 5 tundi auditoorset tööd ning 1 tund praktikat õppekeskkonnas:
  • dokumentide süstematiseerimine;
  • nõuded dokumentide arhiveerimisele;
  • milliseid arhiivitarvikuid kasutada;
  • digitaalne arhiveerimine;
  • arhiiviseadus ja arhiivieeskiri, arhiivihaldust käsitlevad standardid;
  • digitaaldokumentide arhiveerimist ja säilitamist reguleeriv õiguskeskkond;
  • pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide arhiveerimise ja säilitamise probleemid ning lahendused;
  • arhiivitoimingud;
  • oluliste e-kirjade säilitamine;
  • pilvepõhistest dokumendihaldussüsteemidest ja digitaalarhiivi keskkondadest - kuidas valida sobivaim;
  • digitaalse fotopärandi arhiveerimine ja säilitamine;
  • arhiveerimine ja hävitamine dokumendihaldussüsteemis;
  • andmete migreerimine dokumendihaldussüsteemist;
  • digiteerimise korraldus, riskid ja kulude analüüs.

Meelis Sulg
IT valdkonnas olen täiskasvanuid koolitanud 11 aastat. Omandanud IT alaseid teadmisi Kehtna Majandus ja Tehnoloogiakoolis ning täiendades oma teadmisi Tartu Ülikoolis reaalaineid, pedagoogikat ja haridusasutuse juhtimist õppides. Koolitajana läbi viinud arvukalt arvutialaseid koolitusi SA Tiigrihüppe, HITSA, Koolituskeskus Reiting koolitajana.
Koolitajana pean olema kannatlik, rahulik, mõistev ja toetav. Oluline on kiirelt analüüsida olukorda koolitusel nii tehnilisi vahendeid, õppijate teadmisi kui ka suhtumist ning vastavalt sellele reageerima koolituse ülesehitusel toetudes oma teadmistele ja kogemustele.

Ott Alemaa on lõpetanud Tallinna 7. Keskkooli ning õppinud ärijuhtimist Taani- Eesti Arikolledźisse ning psühholoogiat Tartu Ülikoolis ja Tallinna Ülikoolis. Oma lõputööd tegi Ott spordipsühholoogia valdkonnas. Oti peamine töökogemus on müügi- ja klienditeeninduse juhtimise valdkonnas.
Koolitamist alustas ta suurettevõttes sisekoolitajana, saades selleks põhjaliku ettevalmistuse. Täna tegutseb Ott lisaks koolitamisele ärikonsultandi ja lektorina ning joogaõpetajana.

Piret Tegova on lõpetanud Tartu Kunstikooli kunstilise kujundamise eriala ja Tartu Kõrgema Kunstikooli tekstiilikunsti eriala. Ta on töötanud kunstniku ja õmblejana, aga ka etiketi, reklaami ja käsitöö õpetajana Tartu Kutsehariduskeskuses. Piret töötab igapäevaselt Tartu Rahvaülikoolis koolitusjuhina. Juba alates 2006. aastast on Piret õpetanud etiketti ja ametieetikat Koolituskeskuses Reiting. 2008. aastal omistati talle Tartumaa Aasta Koolitaja tiitel.

Urmo Reitav On öeldud, et unistuste järgimine tähendab järgneda oma südame kutsele ning pole võimalik eksida, kui oma südant järgida. Urmo on seda ise korduvalt kogenud ja praktiseerib praegugi. Ta väärtustab avatust, loovust ja arengut. Urmo töökogemus on mitmekesine ja seotud eelkõige inimestele arengu- ja kasvutingimuste loomisega. Aastatel 2002-2017 töötamine noorsootöö lektorina nii Tartu Ülikooli Viljandi kultuuriakadeemias, Tallinna Ülikoolis kui ka Tartu Ülikooli Narva kolledžis. Ta on koostanud arvukalt projektitaotlusi, neid juhtinud kui ka pannud end proovile projektide hindajana. SA Archimedes Euroopa Noored büroo on tunnustanud teda noortevaldkonna 2011.a koolitaja tiitliga ning samal aastal valiti ta TÜ Viljandi kultuuriakadeemia tudengilemmikuks.

Veikko Täär on kõrgharidusega näitleja, õhtujuht, telesaatejuht ja väga tuntud harrastussportlane. Koolitamisega on ta tegelenud ligi 20 aastat. Veikko Täär on jaganud enda teadmisi ja kogemusi tuhandetele inimestele, käsitledes põhiteemadena esinemisoskusi, eneseväljendust, suhtlemist, enesekehtestamist ja motiveerimist. Tema koolitused on kantud positiivsest energiast ning nendes on palju stand up elemente.

Veronika Kruustik on tegelenud tööohutuse valdkonnaga aktiivselt aastast 2001. Kvaliteedijuht- siseaudiitor erinevates ettevõtetes aastast 2005. Täna töötab 3 standardiga: ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004, EVS 18001: 2007 (OHSAS). Peamisteks tööülesanneteks integreeritud juhtimissüsteemi korrashoid, juhtkonna nõustamine süsteemi parendamises, töötajate koolitamine ja siseauditite läbiviimine. Lisaks on Veronikal ka töökeskkonnaspetsialisti ja töökeskkonnanõukogu juhi kogemus.
Alates oktoober 2006 OÜ Reiting PR dokumendihalduse ja töökeskkonna lektor.
Tööinspektsiooniga aktiivne koostöö aastast 2012. Eesti Kvaliteediühingu liige.
Avaldanud artikli teemal ”Kuidas korraldada organisatsioonis töötervishoidu” (Äripäeva ajakirjas ”Personali Praktik”, 12/2012)

Lisainfo:

• Koolituse hind sisaldab kohvi/teed, kergeid suupisteid ja elektroonilisi materjale.
• Vajadusel on võimalik kasutada koolituskeskuse arvutit (palume sellest vajadusest varem teada anda)
• Edukale lõpetajale väljastatakse digitunnistus.