Дигитальный документооборот и архивирование.

Переход на дигитальный документооборот на предприятии.

Документирование управленческой деятельности — важнейшая функция каждой организации, вне зависимости от её рода деятельности и масштабов предприятия. Кроме того, индивидуальные предприниматели (FIE) также должны уметь грамотно и своевременно оформлять документы.

К сожалению, культура делопроизводства в малом бизнесе Эстонии пока ещё очень хромает. Руководители предприятий не до конца осознают, насколько можно упростить и облегчить управленческие процессы при правильной организации дигитального делопроизводства на предприятии. Зачастую все важные документы сваливают на секретарей и бухгалтеров, мол, разбирайтесь. Между тем, вопросы документооборота регулируются рядом нормативных правовых актов: Коммерческим кодексом, Законом о трудовом договоре, Законом о бухгалтерском учете и т.д. Положения, закреплённые в этих законах, обязательны для исполнения любой коммерческой организации и для FIE.

Цель обучения: дать слушателям знания, умения и практические навыки, достаточные для организации дигитального делопроизводства в небольшой фирме.

Прошедший обучение будет знать: как быстро и продуктивно перевести делопроизводство фирмы на безбумажный документооборот.

Программа:

1. учебный модуль. Какие предпосылки должны быть выполнены, чтобы начать безбумажный документооборот в компании.
   • Маргарита Алексеева Специалист по делопроизводству и архивированию. Магистр экономики (Таллиннский политехнический институт).
     • Требования, предъявляемые к организации для работы с документами.
     • Особенности современного делопроизводства.
     • Преимущества и риски перехода к электронному делопроизводству.
     • Обзор текущего состояния делопроизводства на предприятии и фиксирование возможностей для его автоматизации.
     • Законодательные акты, регулирующие делопроизводство.
     • Стандарты оформления.
     • Оформление писем, справок, копий, выписок.
     • Электронная почта, оформление э-писем.
     • Общие требования к регистрации документов.
2. учебный модуль. Требования к оформлению управленческих документов. Составление схемы классификации документов.
   • Маргарита Алексеева Специалист по делопроизводству и архивированию. Магистр экономики (Таллиннский политехнический институт).
     • Подготовка совещаний, собраний.
     • Проведение собраний «на удаленке». Составление протокола.
     • Оформление приказов, актов.
     • Инструкция по делопроизводству и схема классификации документов (номенклатура дел).
     • Принципы и подходы к составлению номенклатуры дел.
     • Автоматизация делопроизводства, создание собственного дерева документов.
     • Примеры из практики.
3. учебный модуль. Практическая организация цифрового документооборота и дигитального архивирования на предприятии.
   • Маргарита Алексеева Специалист по делопроизводству и архивированию. Магистр экономики (Таллиннский политехнический институт).
     • Гибридное делопроизводство.
     • Оцифровка документов, необходимый набор метаданных.
     • Руководство по оцифровке документов.
     • Обеспечение подлинности и целостности документа (цифровая подпись и другие методы).
     • Подготовка документов к архивному хранению.
     • Постоянное и временное хранение документов. Форматы файла для долговременного хранения.
     • Сроки хранения.
     • Уничтожение документов.
     • Какие самые большие препятствия возникают при переходе на дигитальное делопроизводство и как их преодолеть?
     • Стоимость.
4. учебный модуль. Практическая автоматизация бухгалтерского учёта.
   • Ингрид Федотова Партнёр и консультант Collum Consult OÜ. Специалист по бухгалтерскому учёту и бухгалтерским программам.
     Партнёр и консультант Collum Consult OÜ. Специалист по бухгалтерскому учёту и бухгалтерским программам. Образование: Estonian Business School (международное управление бизнесом) и Tallinna Tehnikaülikool ( управление бизнесом).
     • Этапы автоматизации бухгалтерского учета.
     • Риски и их снижение.
     • Kaк конвертировать отчеты о расходах и доставке из бумажных в цифровые.
     • Kaк облегчить обмен данными с банками.
     • Реальные примеры того, как они работают в различных облачных бухгалтерских программах.
     • Где хранить данные бухгалтерского учета?
     • В какой форме хранить данные?
     • Как долго нужно хранить данные бухгалтерского учета?
     • Кто отвечает за ведение бухгалтерских данных компании?
     • Сколько времени можно сэкономить за счет автоматизации операций бухгалтерского учета и перехода на е-документооборот?
     • Какие области бухгалтерского учета и финансового менеджмента имеют наибольший потенциал для сокращения потерь времени и автоматизации работы?

Выпускник обучающей программы сможет:

• Организовать делопроизводство в своей компании.
• Оценить условия для перехода предприятия на дигитальное делопроизводство.
• Проанализировать препятствия при переходе на дигитальный документооборот.
• Разработать план по преодолению этих препятствий.
• Наладить управление цифровыми документами и архивирование в своей фирме.
• Понять, в каких областях автоматизация дает наибольшие преимущества.

Обучение проходит в небольших группах. Количество мест на курс ограничено.

В процессе обучения участники получат материалы (образцы документов), которые в дальнейшем они смогут использовать в практической деятельности. После каждого учебного дня участникам высылают видео-запись обучения.

Эстонский центр обучения и конференций является партнёром Кассы по безработице. Посмотрите, как можно получить финансовую поддержку на обучение.