Kuidas teha koolitusplaan? Põhimõtted ja eesmärgid

Kuidas teha koolitusplaan? Põhimõtted ja eesmärgid. Esimene osa. Põhimõtted, eesmärgid ja „suur pilt“. Aasta algus on ikka olnud hea selleks, et aeg maha võtta ja plaane teha. Aastalõpu tempo on vaibunud ja saabunud rahulikum aeg aitab mõelda tulevikule ning seada uusi eesmärke. Aasta alguse uutest tuultest inspireerituna alustan postitustesarja, kus jagan meie kogemusi, kuidas teha valmis üks hea koolitusplaan, millest oleks igapäevatöös ka tegelikult abi ning mida oleks hea ja mugav kasutada. Jagan olulisemaid teoreetilisi teadmisi, mida me oma ettevõttes järgime ning püüan anda edasi ka töös saadud praktilisi kogemusi – seda, mis tegelikult töötab ja mis ei tööta. Kuna meie kliendiks on väikese või keskmise suurusega ettevõte, siis keskendungi peamiselt ettevõtte koolitusplaanile, aga kindlasti leiab siit midagi igaüks, kellele on olulised teemad arenguvajaduste kaardistamine ning koolitustegevuste planeerimine. Soovitan lugeda ka üht varasemat postitust, kus kirjutasin, milleks üldse on vaja koolitusplaani. Lisaks kõigile seal toodud põhjustele, miks üldse on kasulik koolitusplaani teha, lisan kohe veel ühe. Ja nimelt: „plaanide kirjapanek annab arengule jõu.“ Ideede, mõtete ja eesmärkide plaaniks kokkukirjutamine äratab need ideed ellu, loob pinnase, et areng hakkaks soovitud suunas liikuma ning annab lisaks kirjapandud eesmärkidele ka alateadliku sihi, kuhupoole liikuda. Seega, plaani tasub luua juba ainuüksi sellel põhjusel, et asjad liikuma hakkaksid. Mõned üldised põhimõtted …mida tasub koolitusplaani tehes meeles pidada:

See on plaan, mitte seadus. Seda tohib muuta. Kui valminud plaan tundub ka väga ilus, sisukas ja igatpidi täiuslik ning tahakski ta selliseks jätta, siis ka kõige paremast plaanist ei ole mingisugust kasu, kui ta jääb vaid „ilusaks paberiks“. Hea koolitusplaan areneb koos ettevõttega, muutub koos vajaduste muutumisega ja on „elav“.
Hea koolitusplaan annab raamistiku ja põhimõtted kõigiks arengutegevusteks ettevõttes. Plaan sisaldab küll ka detailseid samme, etappe ja eesmärke, kuid peamine on see, et ta annab üldise pildi sellest, kuhu liigutakse ning aitab kõik üksikud tegevused siduda ühte kindla suuna ja eesmärgiga mustrisse.
Areng on protsess, mitte samm või sammud. Kuigi koolitusplaan on ajaliselt määratletud ja sisaldab kindlatel aegadel toimuvaid tegevusi, siis tasub meeles pidada, et areng toimub pidevalt. See toimus enne ja toimub ka pärast koolitusplaanis määratletud ajaperioodi. Koolitatavad ei alusta nullist, nad tulevad igaüks kindla teadmiste- ja kogemustepagasiga ning arendavad seda omal moel edasi. Seetõttu ei seisne areng ka näiteks selles ühes koolituses, mis planeeritult toimuma saab vaid areng sõltub (rohkemalgi määral) koolitusele eelnevatest ja järgnevatest tegevustest. Plaani luues tasub kindlasti arvestada ning teada, et plaan on vaid üks etapp kogu ettevõtte arengus, mitte eesmärk omaette (milleks ta mõnikord kipub muutuma).

Koolitusplaani eesmärgid. Sõltumata sellest, kas koolitusplaan hõlmab kogu ettevõtet, on ühe osakonna plaan või keskendub vaid ühe inimese arengule, on vajalik paika panna peamised arengueesmärgid. Mida selle juures siis silmas pidada?

Kuna tegemist on kõige olulisema punktida kogu planeerimises, siis loo eesmärgid kindlasti ise, soovitavalt koostöös ettevõtte juhtgrupiga, mitte ära kopeeri neid mõnest varasemast plaanist, sõbra või koolitaja käest saadud infost või hoopis mõnest internetist leitud juhendist.
Arvesta loomulikult ettevõttes olemasolevate strateegiate, missiooni, visiooni ja väärtustega.
Kuula ka oma "kõhutunnet" ja uuri, mida teiste juhtkonna liikmete vastav organ ettevõtte ja töötajate arenguvajaduste kohta räägib.
Eesmärke võiks olla kuni neli, mitte rohkem. Parem on koolitusplaani lisada pigem vähem (nt 1-2), kuid töötajate ja ettevõtte arengu seisukohalt väga olulisi arengueesmärke. Kui eesmärke on üle nelja, siis tahes-tahtmata hakkavad mõned neist jääma tahaplaanile, kuid plaani osadena kulutavad nad sellegipoolest nii rahalisi kui vaimseid ressursse.
„Suure pildi“ loomisel ei tasu minna liiga suureks. Jälgi, et eesmärgid oleksid realistlikud ja teostatavad. Parem on astuda üks väiksem samm õiges suunas, kui üritada püüda olulisi ja suuri, kuid vähese täitumise tõenäosusega eesmärke.
Arvesta loomulikult ka koolitatavate ootuste ja soovidega. Hea, kui on olemas arenguvestluste tulemused. Koolitused tuleb alati töötajatele ka „maha müüa“ ning kõige parem on seda teha, kui nende soovidega on juba arvestatud. Soovide küsimine aitab kogu ettevõtet ka eesolevatele arendustegevustele häälestada (PS. Kui mõne töötaja soov on teostamatu, siis saab ju alati öelda, et "raha ei ole" :) ).

Mida eesmärkide paikapanemisel veel jälgida? Millele koolitustegevus peamiselt keskendub? Kas plaan keskendub peamiselt üldisele arengule ja isikuomaduste kasvule või pigem mõnede tööks vajalike (nt tehniliste) oskuste taseme tõstmisele või hoopis mõne „uue asja“ ärategemiseks vajalike oskuste arendamisele? On põhimõtteline erinevus, kas valida plaani peamisteks eesmärkideks:

nö „pehmed“ arenguteemad, nagu näiteks meeskonnatöö, suhtlemisoskused,
konkreetsed tehnilised valdkonnad, milleks võivad olla kõikvõimalikud ettevõtte tööks vajalikud praktilised oskused, näiteks erinevad tootmistöö oskused, müügi või klienditeeninduse taseme tõstmine või kogu ettevõttes juhtimissüsteemi juurutamine,
või asetada kogu arengutegevus peamiselt ühe konkreetse uue suuna, ettevõtte jaoks uue valdkonna vallutamise stardipakule ning asuda uusi oskusi arendades seda valdkonda selgeks õppima.

Ükski suund ei välista teiste tegevusi ning igal valitud juhul saab plaan sisaldada ka teiste eesmärkide tegevusi, kuid peamiselt asub koolitusplaan täitma seatud suurt eesmärki. Seetõttu on oluline määratleda juba alguses, kas arenguprobleem seisneb mõnes pehmes isiksusliku arengu teemas (julgen väita, et nii on see 80-90%-l juhtudest), uue suuna täielikus uudsuses ja vajaduses seda selgeks õppida või on tõesti vaja parandada vaid tehnilisi oskusi. Küsi tagasisidet ja soovitusi. Kindlasti tasub pöörduda kõigi võimalike usaldusväärsete kõrvaltvaatajate poole. Selleks sobivad hästi kliendid, äripartnerid, koolitajad, kellega on ettevõte varasemalt kokku puutunud ning tasub mõelda ka ettevõttevälise konsultandi palkamisele. Oma töös oleme tihti näinud, kuidas väike kommentaar konsultandilt või lihtsalt ettevõtteväliselt asjatundjalt arvamuseavaldajalt annab olulise arenguimpulsi ja selguse, kuidas edasi minna. Kindlasti tasub julgeda end avada ja küsida, kuidas ettevõte väljastpoolt paistab. Internetiajastul oleme kõik tahes tahtmata nähtaval, seega tasub ka endal teadlik olla, mida kõrvaltvaataja oskab soovitada ning sellega ka arvestada. Alusta rahaliste ressursside planeerimisega. Raha (ja eriti selle vähesust) ei tasu kohe alguses koolitusplaani piiramise kallale lasta, kuid mõelda sellele tasub. Eelarvest teadlik olemine aitab täpsemalt sihtida suuri eesmärke ja mõelda juba varakult konkreetsetele koolitustegevustele. Aga isegi kui ressursse suurte eesmärkide ärategemiseks ei tundu olevat piisavalt, tuleb need suured eesmärgid seada ja igal kirja panna. Hiljem saab vajadusel alati vähendada erinevaid arengusuundi või jagada need pikema aja peale, kuid eesmärgis on jõud. Tuletan meelde, et eesmärgid on isetäituvad ning kui suur siht on paigas, küll siis leiduvad ka vahendid. Loe veel samal teemal: