Sekretär-assistendi ABC

Saa asjatundlikuks abiliseks juhile ja kolleegidele!
Koolituse “Sekretär-assistendi ABC” eesmärgiks on anda osalejatele põhjalikud teadmised ja praktilised oskused, mis on vajalikud sekretäri-assistendi igapäevaste ülesannete edukal täitmisel ning kontorikeskkonnas professionaalse ja tõhusa keskkonna loomisel.

Õpe keskendub mitmekülgsetele teemadele, sealhulgas suhtlemise ja koostööoskuste arendamisele, konfliktide lahendamisele, dokumendi- ja arhiivihaldusele ning kontoritöös kasutatavatele pilvelahendustele.

Sihtgrupp:
Oodatud on huvilised, kes soovivad täiendada oma varasemalt omandatud algteadmisi bürootööst või omandada uusi teadmisi kaasaegsest sekretär-assistendi tööst.

Kursuse sisu:

• Etikett ja ettevõtte esindamine – 7 auditoorset tundi
  • käitumine erinevates kultuurides;
  • kirjalike pöördumiste vormistamine;
  • riietuse etikett töökohal, kohtumiste korraldamise hea tava.
• Suhtlemise- ja koostööoskused – 6 tundi auditoorset tööd
  • peamised suhtlemisoskused ja suhtlemise etapid;
    kontaktioskus ja usaldussuhte loomine;
    suhtlemistehnikaid enese väljendamiseks ja teise poole mõistmiseks;
    eneseväljendus;
    kuulamine ja eneseavamine;
    kuulamistõkked;
    täissõnumi moodustamine.
• ChatGPT kasutamine kontoritöös – 4 auditoorset tundi ja 1 tund praktikat õppekeskkonnas
  • sissejuhatus tehisintellekti maailma;
  • ChatGPT-s teksti genereerimine;
  • kuidas esitada ChatGPT-s küsimusi nii, et saada võimalikult täpseid vastuseid;
  • loovsisu loomine ChatGPT-s: reklaam- ja sotsiaalmeedia sisu, blogitekstid ja artiklid.
• Sissejuhatus kujundusprogrammi Canva – 2 auditoorset tundi ja 4 tundi praktikat õppekeskkonnas
  • mis on Canva ja kuidas seda kontoritöös ära kasutada;
  • sissejuhatus lihtsamatesse kujundusvõtetesse;
  • erinevad mallid ja nende kohandamine vastavalt vajadustele.
• Konfliktijuhtimine ja läbirääkimised – 5 auditoorset tundi ja 1 tund praktikat õppekeskkonnas
  • kultuuri ja väärtuste mõju konflikti tekkes, nendega arvestamine läbirääkimistes;
  • konfliktide lahendamise strateegiad;
  • läbirääkimiste põhialused ja strateegia valik tulenevalt tulemuse ja suhete olulisusest;
  • olulisemate läbirääkimiste strateegiate taktikalised valikud ning nende plussid ja miinused;
  • läbirääkimiste peamised etapid;
  • erinevate suhtlemistehnikate kasutamine läbirääkimistel;
  • praktilised harjutused uute teadmiste ja oskuste ellurakendamiseks keeruliste olukordade lahendamisel.
• Praktiline dokumendihaldus – 10 tundi auditoorset tööd ja 18 tundi praktikat õppekeskkonnas:
  • organisatsioonis kasutusel olevad dokumendiliigid, nende vormistamine ja kohustuslikud rekvisiidid;
  • dokumendi paber- ja elektrooniline vorm;
  • dokumendiloetelu. Sarjade moodustamine;
  • dokumentide säilitusaegade määramine: seadusandluse nõuete ja organisatsiooni vajaduste arvestamine;
  • dokumendiloetelu kinnitamine ning selle muutmise kord;
  • dokumendiringlus;
  • tööjaotus dokumendihalduse valdkonnas;
  • erinevate dokumendiliikide koostamise, registreerimise ning kasutamise protseduurid;
  • dokumendihaldussüsteemide tutvustus ning töö põhimõtted (nt. Amphora);
  • andmekaitse dokumendihalduses;
  • küberturavlisus;
  • digivahendite kasutamise kokkulepped;
  • ülevaade TTOS-st ja TTOS-i alusel välja antud Vabariigi Valitsuse ning sotsiaalministri määrustest ja seadustest;
  • tööohutuse eest vastutavad isikud töökeskkonnas (töökeskkonnaspetsialist, töökeskkonnavolinik, töökeskkonnanõukogu, esmaabiandja);
  • tööandja ja töötaja kohustused, õigused.
• Pilvelahendused ja –teenused kontoritöös – 2 auditoorset tundi, 4 tundi praktikat õppekeskkonnas
  • arukalt ja turvaliselt ülemaailmses arvutivõrgus (mõisted, hea tava, ohud, sh viirusetõrje, identiteedi vargused, isiklik info internetis, appid nutifonis);
  • ülevaade enamlevinud pilveteenustest (nt: onedrive, googledrive, pcloud, wetransfer);
  • pilvelahendus kontoritöös (võrdlus töölauaversioonidega) ja erinevad koostöövõimalused (ühised kalendrid, tööülesanded, kontaktid);
  • andmekorje (googleforms, excelwebapp);
  • enamlevinud online-suhtlusvahend (nt facebook messenger, skype, viber, zoom, teams jt).
• Arhiivihaldus ja digitaalne arhiveerimine – 5 tundi auditoorset tööd ning 1 tund praktikat õppekeskkonnas:
  • dokumentide süstematiseerimine;
  • nõuded dokumentide arhiveerimisele;
  • milliseid arhiivitarvikuid kasutada;
  • digitaalne arhiveerimine;
  • arhiiviseadus ja arhiivieeskiri, arhiivihaldust käsitlevad standardid;
  • digitaaldokumentide arhiveerimist ja säilitamist reguleeriv õiguskeskkond;
  • pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide arhiveerimise ja säilitamise probleemid ning lahendused;
  • arhiivitoimingud;
  • oluliste e-kirjade säilitamine;
  • pilvepõhistest dokumendihaldussüsteemidest ja digitaalarhiivi keskkondadest – kuidas valida sobivaim;
  • digitaalse fotopärandi arhiveerimine ja säilitamine;
  • arhiveerimine ja hävitamine dokumendihaldussüsteemis;
  • andmete migreerimine dokumendihaldussüsteemist;
  • digiteerimise korraldus, riskid ja kulude analüüs.

Koolitajad:
Anne Roosipõld (PhD, kasvatusteadused) on TÜ Pärnu kolledži turismiosakonna juhataja ja turismiteenuste kaasprofessor. Ta omab lisaks akadeemilisele karjäärile ka praktilist töökogemust teenindusvaldkonnas. Ta on töötanud Tallink laevadel restorani direktorina ja juhtinud ööklubi, Flamingo, restorani ning keeglisaali tööd AS Keegliklubis. Ta on õpikute “Restoraniteenindus“ ja “Toitlustuse alused“ ning kõrgkooliõpiku “Teenindusprotsesside juhtimine ja teenusedisain“ kaasautor. Ta kuulub Eesti Sommeljeede Assotsiatsiooni ja on viinud 25 aasta jooksul läbi ka erinevaid täienduskoolitusi nii etiketi, veinietiketi, kliendikäitumise kui ka teeninduse valdkonnas. Koolituskeskus Reitinguga koostöö alates 2013.

Irena Lümat on omandanud bakalaureuse kraadi Audentes-Mainor Ülikoolis ärikorralduse erialal spetsialiseerumisega finantsjuhtimisele ja Tallinna Ülikoolis sotisaalpedagoogika erialal ja magistri kraadi Tallinna Ülikooli Rakvere Kolledži sotsiaalteaduste erialal spetsialiseerumisega avalikule juhtimisele. Ta omab Sotsiaalpedagoogi, tase 6 kutsetunnistust. Lisaks omab arhivaari kutsetunnistust. Irena on Reitingu koolitaja alates 2000. aastast. Ta on töötanud erinevates asutustes koolituse, dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonnas alates aastast 1994.

Kayvo Kroon
Eesti Maaülikooli sotsiaalteaduste magister, kes on kogu oma täiskasvanud elu veetnud ühel ja teisel moel arvutitega tegeledes. Arvutialaste koolitustega alustas juba 1990. aastal õppides tollal Tartu ülikooli füüsikateaduskonnas. Sellele järgnesid lektori ja administreerimise aastad Primex Mentori, Fontese ja Audentese erakoolide Tartu filiaalides. Nüüdseks põhitöökohaks on ITK nõuniku ametipost Elva Linnavalitsuses.
Kayvo viib koolitustel läbi arvutiõppega seotud mooduleid

Maila Kukk on pikaajalise dokumendi- ja arhiivihalduse alase töökogemusega nii avalikus kui ka erasektoris. Ta on läbi viinud praktilise suunitlusega erialaseid koolitusi alates 2006. aastast. Omab arhivaari 7. taseme kutsetunnistust, osaleb juhatuse liikmena Eesti Arhivaaride Ühingu töös. Raamatu “Praktiline dokumendihaldus” (2016, 2018 teine trükk) autor.
Haridus: 2011. aastal lõpetanud Tallinna Ülikooli dokumendihalduse magistriõppe
Töökoht: Arhiivikonsultatsioonid OÜ juhataja.

Margus Rosin on lõpetanud Tallinna Ülikooli arvuti- ja süsteemitehnika eriala ja õppinud Tallinna Tehnikaülikoolis infotehnoloogia juhtimist. Peamised kogemused ettevõtluse ja IT vallas on omandatud peale ISO27000 juhtiv audiitori kutsetunnistuse saamist. Tegutsenud Infoturbe ja IT-juhtimise vallas üle 15 aasta. On osalenud paljudesse ISKE rakenduse projektidesse nii ettevalmistuses kui ka auditeerimises. Pidevalt ennast täiendanud erinevate täienduskoolitustega infoturbe ja juhtimise vallas ning läbinud ka Tallinna Tehnikaülikooli praktikajuhendajate pedagoogilise koolituse.
Tema pikaajaline koolitaja kogemus võimaldab pakkuda huvitavaid koolitusi nii algajale arvutikasutajale, kui ka sisukaid ja praktilisi nõuandeid tippjuhtidele ning alustavatele ettevõtjatele. Samuti on Margus läbinud erinevaid turundusvaldkonna koolitusi ja omab kogemust erinevate turundusprojektide läbiviimsiel.
Peamiselt on ta konsulteerinud keskmiseid ja suuremaid finants- ja tootmisettevõteid infoturbe ja äriprotsesside osas, kuid meeleldi lööb kaasa ka väikeettevõtluse, teeninduse ja kaubanduse sfääris. Tema tõelised lemmikud on StartUp-id. Margus on Reitingu koolitaja juba 2016. aastast.

Meelis Sulg
IT valdkonnas olen täiskasvanuid koolitanud 11 aastat. Omandanud IT alaseid teadmisi Kehtna Majandus ja Tehnoloogiakoolis ning täiendades oma teadmisi Tartu Ülikoolis reaalaineid, pedagoogikat ja haridusasutuse juhtimist õppides. Koolitajana läbi viinud arvukalt arvutialaseid koolitusi SA Tiigrihüppe, HITSA, Koolituskeskus Reiting koolitajana.
Koolitajana pean olema kannatlik, rahulik, mõistev ja toetav. Oluline on kiirelt analüüsida olukorda koolitusel nii tehnilisi vahendeid, õppijate teadmisi kui ka suhtumist ning vastavalt sellele reageerima koolituse ülesehitusel toetudes oma teadmistele ja kogemustele.

Ott Alemaa on lõpetanud Tallinna 7. Keskkooli ning õppinud ärijuhtimist Taani- Eesti Arikolledźisse ning psühholoogiat Tartu Ülikoolis ja Tallinna Ülikoolis. Oma lõputööd tegi Ott spordipsühholoogia valdkonnas. Oti peamine töökogemus on müügi- ja klienditeeninduse juhtimise valdkonnas.
Koolitamist alustas ta suurettevõttes sisekoolitajana, saades selleks põhjaliku ettevalmistuse. Täna tegutseb Ott lisaks koolitamisele ärikonsultandi ja lektorina ning joogaõpetajana.

Piret Tegova on lõpetanud Tartu Kunstikooli kunstilise kujundamise eriala ja Tartu Kõrgema Kunstikooli tekstiilikunsti eriala. Ta on töötanud kunstniku ja õmblejana, aga ka etiketi, reklaami ja käsitöö õpetajana Tartu Kutsehariduskeskuses. Piret töötab igapäevaselt Tartu Rahvaülikoolis koolitusjuhina. Juba alates 2006. aastast on Piret õpetanud etiketti ja ametieetikat Koolituskeskuses Reiting. 2008. aastal omistati talle Tartumaa Aasta Koolitaja tiitel.

Urmo Reitav On öeldud, et unistuste järgimine tähendab järgneda oma südame kutsele ning pole võimalik eksida, kui oma südant järgida. Urmo on seda ise korduvalt kogenud ja praktiseerib praegugi. Ta väärtustab avatust, loovust ja arengut. Urmo töökogemus on mitmekesine ja seotud eelkõige inimestele arengu- ja kasvutingimuste loomisega. Aastatel 2002-2017 töötamine noorsootöö lektorina nii Tartu Ülikooli Viljandi kultuuriakadeemias, Tallinna Ülikoolis kui ka Tartu Ülikooli Narva kolledžis. Ta on koostanud arvukalt projektitaotlusi, neid juhtinud kui ka pannud end proovile projektide hindajana. SA Archimedes Euroopa Noored büroo on tunnustanud teda noortevaldkonna 2011.a koolitaja tiitliga ning samal aastal valiti ta TÜ Viljandi kultuuriakadeemia tudengilemmikuks.

Veikko Täär on kõrgharidusega näitleja, õhtujuht, telesaatejuht ja väga tuntud harrastussportlane. Koolitamisega on ta tegelenud ligi 20 aastat. Veikko Täär on jaganud enda teadmisi ja kogemusi tuhandetele inimestele, käsitledes põhiteemadena esinemisoskusi, eneseväljendust, suhtlemist, enesekehtestamist ja motiveerimist. Tema koolitused on kantud positiivsest energiast ning nendes on palju stand up elemente.

Veronika Kruustik on tegelenud tööohutuse valdkonnaga aktiivselt aastast 2001. Kvaliteedijuht- siseaudiitor erinevates ettevõtetes aastast 2005. Täna töötab 3 standardiga: ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004, EVS 18001: 2007 (OHSAS). Peamisteks tööülesanneteks integreeritud juhtimissüsteemi korrashoid, juhtkonna nõustamine süsteemi parendamises, töötajate koolitamine ja siseauditite läbiviimine. Lisaks on Veronikal ka töökeskkonnaspetsialisti ja töökeskkonnanõukogu juhi kogemus.
Alates oktoober 2006 OÜ Reiting PR dokumendihalduse ja töökeskkonna lektor.
Tööinspektsiooniga aktiivne koostöö aastast 2012. Eesti Kvaliteediühingu liige.
Avaldanud artikli teemal ”Kuidas korraldada organisatsioonis töötervishoidu” (Äripäeva ajakirjas ”Personali Praktik”, 12/2012)

Lisainfo:

• Koolituse hind sisaldab kohvi/teed, kergeid suupisteid ja elektroonilisi materjale.
• Vajadusel on võimalik kasutada koolituskeskuse arvutit (palume sellest vajadusest varem teada anda)
• Edukale lõpetajale väljastatakse digitunnistus.