Современное делопроизводство и архивирование. Новые понятия и стандарты, связанные с требованиями защиты личных данных

Часто небольшие фирмы типа «сам себе работодатель» особо не беспокоятся по поводу организации делопроизводства. Обычно дело ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции.

Но если фирма развивающаяся, с постоянно растущим числом клиентов, партнёров и расширяющимся кругом взаимосвязей с другими организациями – то количество бумаг увеличивается, и приходит момент, когда необходимо со всем этим разобраться и организовать работу с документами.

К тому же, вступающее в мае в силу новое постановление о защите личных данных вносит свои коррективы и требования к конфиденциальности данных.
Поэтому приобрести новые или привести в систему имеющиеся знания по работе с документами просто необходимо.

После окончания курса участники будут знать:

• Принципы организации документооборота на фирме;
• какие законодательные акты регулируют ведение делопроизводства в Эстонии;
• какие существуют виды документов; как их регистрировать, систематизировать, хранить
• какие существуют требования по защите личных данных;
• как составлять и оформлять основные виды документов;
• действия при передаче документов в архив, как определить сроки хранения основных видов документов

Программа обучения:

I модуль – Делопроизводств

• Законодательная база по организации и ведению делопроизводства в Эстонии, стандарты (EVS, ISO)
• Новый стандарт EVS-ISO 15489-1:2017 (Информация и документация): в чём его особенность и чем вызвано его принятие
• Организация делопроизводства и документооборота на предприяти
• Регистрация и систематизация документов (перечень документов, его утверждение и изменение
• Требования к оформлению документов и бланков (письма, приказы, решения, положения, инструкции, протоколы и тд.) Фирменные бланки.
• Tребования к письмам, в т.ч. электронным, и формам их исполнения. Стандарт ЭР EVS 882-1:2013 “Информация и документация. Элементы документа и требования к форме. Часть 1: Письмо”
• Требования к конфиденциальности документов и защите личных данных. Изменения, связанные с вступлением в силу стандарта EVS-ISO15489-1:2017 (Информация и документация). Как применять требования этого стандарта на практике.
• Практическая работа (составление официального письма, приказа, протокола)

II модуль – Архивирование

• Законодательные акты, регулирующие организацию архива на предприятии
• Подготовка документов для передачи их в архив (перечни, описи, акты).
• Назначение сроков хранения для документов. Уничтожение документов.
• Передача документов в архив.

Лектор – Маргарита Алексеева, магистр, долгое время проработала в высших учебных заведениях (Majanduskool, Mainor). В настоящее время это один из самых опытных и харизматичных преподавателей по делопроизводству. Маргарита так живо и увлеченно рассказывает о «мире документов», в её объяснении всё выглядит настолько логично, что требования и нормы уже не кажутся такими занудно-бюрократическими.