Majandustarkvara teadlik valik, valutu juurutamine ja integreerimine IT-süsteemidega

Kas on olemas kuulikindlat retsepti, kuidas valida oma ettevõttele kõige sobivam majandustarkvara?

Koolitaja ja pikaaegse IT juhtimise kogemusega Julia Ležeikol on selline kuulikindel retsept olemas. Oma 2-päevasel koolitusel ta seda unikaalset retsepti tutvustabki ning õpetab seda samm-sammult ka praktikas ellu viima.

Majandustarkvara ehk ERP (enterprise resource planning) tellija peab olema täna teadlikum ja nutikam kui kunagi varem. Majandustarkvara otsinguga algust tehes pead tellijana oma soovid ja vajadused ise defineerima. ERP arenduspartner ei ole siin kõige õigem abistaja, sest ta ei esinda sinu ettevõtte huve vaid keskendub oma tarkvarale. Reeglid majandustarkvara valikul annab ette ka tehnoloogia keerukus ning IT maastiku kiired muutused.

Majandustarkvara on äriprotsesside üldistatud raamistik, mis on välja arendatud väga laia ringi ettevõtete protsesside toetamiseks. Sinu ettevõttel on aga suure tõenäosusega omad spetsiifilised äriprotsessid, mis tagavad ettevõtte edukuse oma valdkonnas. Seetõttu on oluline mõista, et sinu ettevõtte spetsiifiliste protsesside jaoks ei pruugi majandustarkvara standardses versioonis olla sulle vajalikke funktsionaalsusi või loogikat.

Seetõttu on just majandustarkvara tellija see, kellel on vajalikud teadmised oma ettevõtte äriprotsessidest, nende loogikast, äri spetsiifikast ja know-how’st. See tähendab, et tellija ise peab oskama hinnata, kuidas majandustarkvara sobib ettevõtte äriprotsessidega ja nende spetsiifikaga. Seda ka siis, kui ERP arenduspartner on kaasatud majandustarkvara hankimise protsessi.

Koolituse eesmärk on tõsta ERPi tellija teadlikkust ja kompetentsi koos väga praktiliste samm-sammuliste juhistega. Koolitusel osaleja saab vajalikud teadmised ja konkreetsed metoodilised abivahendid uue ERPi valikuks, hankimiseks ja juurutamiseks vastavalt parimatele praktikatele ja ettevõtte spetsiifilistele vajadustele.

Koolitusel leiad vastuse järgmistele küsimustele:

• Milliseid tehnoloogia trende tuleb ERP valikul arvesse võtta?
• Kuidas õigesti koostada ERP nõuete nimekirja?
• Kuidas kasutada arenduspartneri teadmisi parimal võimalikul moel nõuete nimekirja koostamisel ja hindamisel?
• Kuidas võrrelda erinevate majandustarkvarade sobivust just sinu ettevõtte äriprotsessidega?
• Kuidas koostada pakkumiskutset majandustarkvara hankimiseks ja juurutamiseks?
• Kuidas võrrelda pakkumisi, mille hinnastamise mudelid on erinevad?
• Kuidas majandustarkvara juurutamisel tulemuslikult jälgida projekti eesmärki, eelarvet ja ajakava?
• Kuidas tuvastada ja vältida ERP valikul ja juurutamisel peidetud kulusid ja peamiseid riskikohti?
• Kuidas juurutada majandustarkvara nii, et see teeniks sinu ettevõtet võimalikult kaua?
• Kuidas integreerida uus majandustarkvara oma ettevõtte olemasolevasse IT-lahenduste süsteemi?

Sihtgrupp. Koolitusele on oodatud:

• majandustarkvara tellijad ettevõtte IT üksusest: näiteks IT-juht, ERP-projektijuht, IT-spetsialist, toote- või platvormiomanik, peakasutaja;
• äripoole tellijad: valdkonna eest vastutajad nagu näiteks finantsjuht või pearaamatupidaja;
• otsustajad: juhatuse või juhtkonna liikmed nagu näiteks tegevjuht, finantsjuht, arendusjuht, IT juht.

Koolitus sobib sulle, kui vastad jaatavalt vähemalt ühele järgnevale küsimusele:

• Kas sinu ettevõte planeerib majandustarkvara vahetust või juurutamist?
• Kas sinu ettevõttel on algamas või käimas majandustarkvara juurutamise projekt?
• Kas sinu ettevõttes planeeritakse uue ERP juurutamise eelarvet ja tahaksid aru saada, kuidas seda tulemuslikumalt teha?
• Kas sinu ettevõttel on olemas majandustarkvara, kuid sellega on palju probleeme (see on pidurdamas sinu ettevõtte äri tulevikus) ja keegi ei saa aru, mis on tehtud valesti ja kuidas seda parandada?
• Kas Sinu ettevõtte strateegiline plaan on kasvada ja soovid valida ERPi, mis toetab neid eesmärke?

Koolituse programm:

1. päev
   • 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
   • 09:45 – 11:30 ERPi minevik ja tulevik
     • Räägime ERPi olemusest, millega see erineb teistest ärilahendustest, ERPi eluea põhipunktidest ehk avastame, miks ERPi elu on tänaseni nii pikk olnud ja miks ettevõttetel on vanade majandustarkvaradega nii palju probleeme. Räägime tänastest tehnoloogilistest arengutest ja nende mõjust ERPile, kuidas juurutatakse ERP täna võrreldes 5-10 aasta minevikuga.
     • Mis on ERP, tehnoloogiline vaade
     • ERPi äriloogika
     • Mudatuste indeks ja ERPi eluiga
     • ERPi eelmised põlvkonnad ja nende eripära
     • Pilvetehnoloogia vs hübriid või „on-premise“ lahendused
     • Mis on „vanilje“ juurutus ja kuidas tänases ERPis kombineerida standardfunktsionaalsust oma äri erivajadustega
     • Mis on „end-to-end“ protsess, miks see on oluline ja kuidas see tagada ERP-i juurutusel
     • Kasutatavad meetodid: arutelu.
   • 11:30 – 11:45 Kohvipaus
   • 11:45 – 13:15 „Pace layered“ ärilahenduste ökosüsteem, „best-of-breed“ strateegia
     • Räägime, kuidas peab kombineerima ERP-i teiste ärilahedustega ja kuidas neid omavahel integreerida ühtseks ökosüsteemiks
     • „Pace layered“ ja „best of breed“ ärilahenduste strateegia
     • Ärilahenduste ökosüsteemi põhimõtted
     • Ökosüsteemi ülesehitus äriprotsessi ja kasutaja vaatenurkadest
     • Kasutatavad meetodid: ülesanne – panna kirja ärisüsteemi vajadused vastavalt „pace layered“ loogikale ; arutelu.
   • 13:15 – 14:00 Lõuna
   • 14:00 – 15:30 ERPi nõuete kaardistamine
     • Räägime sellest, kuidas efektiivselt koguda funktsionaalseid nõudeid ERP-i tellimiseks, kuidas protsessi optimeerida ja kasutada oma tiimi ressurssi optimaalselt.
     • Metoodika tutvustus
     • ERP-i kaardistuse protsess, rollid ja vastutused
     • Protsesside digitaliseerimistaseme või digiküpsuse tuvastamine („as is“ vs „to be“ baasil)
     • Kasutatavad meetodid: ülesanne – paneme näidatud metoodika järgi oma ettevõtte peamised protsessid paika ja tuvastame funktsioone, mis:
       • määravad ettevõtte „know-how“
       • tagavad konkurentsieelise
       • on suure olulisusega vastavalt kõnelusele metoodikale vajavad digitaliseerimistaseme muutmist
   • 15:30 – 15:45 Kohvipaus
   • 15:45 – 17:00 ERPi sobivuse hindamine äriprotsessidele
     • Vaatame, kuidas on võimalik hinnata ERP-i sobivust ettevõtte äriprotsessidele. Sessiooni käigus käsitlemine metoodikat, mis aitab kiiresti ja efektiivselt tuvastada ettevõtte standartfunktsioone ja erivajadusi. Arutame selle etappi peidetud kulude riske.
     • ERP sobivuse hindamise metoodika kasutamine („ERP match score“)
     • Sobivuse hindamise tulemuste tõlgendamine
     • Kasutatavad meetodid: ülesanne – tõlgendame esitatud näidete põhjal, mida konkreetne hindamise tulemus tähendab ja millised peavad olema järgmised sammud.
2. päev
   • 09:30 – 09:45 Kogunemine ja tervituskohv
   • 09:45 – 11:30 ERP pakkumuskutse koostamine, võrdlus ja valik
     • Vaatame, milliseid kriteeriume peab kirjeldama pakkumiskutse, mis edastatakse ERP partnerile. Kuidas on võimalik lihtsustada oma tööd mitme erineva tarkvara pakkumise võrdlemisel. Räägime, kuidas on võimalik erinevaid pakkumisi, erinevaid litsentseerimistingimusi võrreldavaks teha ja kuidas tuvastada kas pakkumises on olulised peidetud kulud.
     • Pakkumiskutse koostamise etapid
     • ERP partneri vaatevinkel – kuidas ta soovib pakkumist teha ja miks
     • ERP vaatevinkel – kuidas ta soovib pakkumist saada ja miks
     • Olulised punktid, mida küsida pakkumiskutses, et vältida mahukat analüüsi ja tagada pakkumiste võrreldavus
     • Vaatame, millest peab koosnema ERP-i pakkumine, et vältida peidetud kulude riske
     • Vaatame pakkumise võrdlemise metoodikat enda töö vähendamiseks ja õige pakkumise leidmiseks
     • Õpime, kuidas tõlgendada pakkumiste võrdluse tulemust
     • ERP juurutuse lepingu peamised „konksud“ – arutame, mida jälgida äriprotsessi ja IT vaatenurgast
     • Kasutatavad meetodid: praktiliste juhtumite analüüs ja arutelu. Koolitaja toodud näidispakkumiste andmete analüüs, valiku tegemine ja selle põhjendamine.
   • 11:30 – 11:45 Kohvipaus
   • 11:45 – 13:15 ERP-i juurutus
     • Räägime projekti põhiriskidest, meeskonnast ning sellest, kuidas efektiivselt jälgida projekti skoopi, ajakava ja eelarvet, kuidas mitte „põletada“ oma tiimi inimesi ja kuidas jõuda Live-i nii et Live-otsus oleks sujuv ja toetatud asjaosaliste poolt. Kasutatavad meetodid:
     • Juurutuse erinevad metoodikad
     • „Roll-out“, „roll-back“ ja teised ERP-i juurutuse mõisted
     • Juurutuse skoop, eelarve ja plaan, kuidas neid juhtida
     • Juurutuse meeskond, rollid ja vastutused ja kuidas neid juhtida
     • Partneri ja meeksonnaga kommunikatsioon
     • Juurutuse etapid, otsustamiskohad, sisendid ja väljundid
     • Live otsus
     • Kasutatavad meetodid: arutelu – keerukamate juhtumite lahendamine, koolitaja esitatud „konksuga“ küsimused, nt sul on projektis etapp X, piirang Y ja lisatingimus Z – mida valid teha ja miks?
   • 13:15 – 14:00 Lõuna
   • 14:00 – 15:30 ERP stabiliseerimine ja viimine hooldusfaasi
     • Kui juurutus on läbi ja kogu organisatsioon on Live-is ERP-i lahenduse osas, siis tuleb kokku leppida, milliseid arendusi veel teha, kuidas teha koostööd ERP-partneriga ja millistel tingimustel ning millised on riskikohad antud etapil.
     • Mida tähendab süsteemi stabiliseerimine
     • Mis on oluline teada hooldusfaasist
     • Hooldusfaas Sinu pilvelahendusel, mis hakkab toimuma peale Live-i
     • Kuidas organiseerida Live-i järgsed ERP-i arendused ja koostööd partneriga ehk kus peidetud antud etapi riskid
     • Hoolduslepingu peamised tähelepanekud äri ja IT vaatenurgast
     • Millal tuleb ERP-i eluea lõpp ja kuidas see planeerida
     • Kasutatavad meetodid: arutelu
   • 15:30 – 15:45 Kohvipaus
   • 15:45 – 17:00 Ülevaade lahendustest ja partneritest Eesti turul
     • Vaatame, kes on Eesti turul peategelased, mis on nende erinevus, kuidas valida partnerit ja mida teha, kui Eesti turul ei ole võimalik vajalikku lahendust leida..
     • Parimad praktikad lahenduse ja partneri leidmiseks
     • Ülevaade Eesti turu hetkeseisust – ERP-i lahendused ja partnerid
     • Alternatiivid väljaspool Eesti turgu
     • Millega pead arvestama, kui valid ERP-i lahenduse/partneri mitte Eestist
     • Kas nn „custom“ tarkvaralahenduse arendamine on alternatiiv ERP-ile?
     • Kasutatavad meetodid: arutelu küsimuste-vastuste vormis

Iga suurema teemaploki läbimisel analüüsime koolitusel osalejate või koolitaja praktikas esinenud elulisi juhtumeid.

Koolituse tulemusena osaleja:

• omab ülevaadet uute tehnoloogiate põhimõtetest;
• saab aru ERPi teadliku valiku põhimõtetest;
• teab, kuidas optimaalselt kasutada oma ressurssi (raha ja meeskonda) majandustarkvara valiku ja juurutuse käigus;
• rakendab kontrollmeetodeid projekti eesmärgi, eelarve ja ajakava juhtimiseks ning oskab tuua välja võimalikke riskikohti;
• mõistab ärilahenduste ökosüsteemi ülesehituse loogikat ja oskab paremini arvestada teiste süsteemide nõudeid ERPi valikul ja juurutamisel.

Koolituse tulemusi hinnatakse arutelude käigus. Koolituse läbinutele väljastatakse tunnistus. Tunnistuse väljastamise eelduseks on terves mahus koolitusel osalemine.

Koolitaja:
Julia Ležeiko
Julial on ligi 20 aastat kogemust ärilahenduste juurutamisel ja arendamisel ning ligi 10 aastat kogemust IT-juhtimisel. Ta on vedanud ärilahenduste ja ERP-juurutusprojekte nii ettevõtte peatellija kui ka ERP- partneri rollis. Tema karjäär algas MS Dynamics Axapta peakasutaja rollist ja viis ametikohani, kus eesmärgiks oli saada nullist käima ERPi ja digitransformatsiooni teenused ning vastava pädevusega tiimid.
Julia on omandanud Tartu Ülikooli majandusteaduse magistrikraadi ning Tallinna Ülikooli magistrikraadi infojuhtimise erialal. Julial on sügavad teadmised ärilahenduste maailmast ning ta on välja töötanud spetsiifilised metoodikad ja abivahendid, mis aitavad majandustarkvara tellijatel tõhusalt kasutada oma ressursse ERPi valimisel ja juurutamisel. Koolitajana peab Julia eelkõige oluliseks seda, et õppijad saaksid enda praktiliste probleemide lahendamiseks koolituselt vajalikud teadmised ja tööriistad.

Küsin koolituse kohta lisainfot